Jukka Keskinen
Oct 28, 2015

Kokemuksia kansainvälisten tiimien johtamisesta

Johdanto

Nykyään suuri osa IT-palvelutuotannosta ja IT-projektien toteutustyöstä tehdään kansainvälisten IT-toimittajien toimesta tai oman globaalin organisaation toimesta.  Tämän kehityksen taustalla ovat toisaalta tarve tuottaa palveluita entistä halvemmalla, usein intialaisella työvoimalla, ja toisaalta tarve tuottaa palveluita 24/7 eri aikavyöhykkeillä.  Usein halutaan myös varmistaa globaalin paikallisen tuen ja tarvittavien kyvykkyyksien saatavuus.

Tuore mittava esimerkki tästä kehityskulusta on Volvon ja HCL Technologies –yhtiön julkistama laaja, 2 600 työntekijää koskeva viisivuotinen ulkoistussopimus.

Olen tähän artikkeliin koonnut kokemukseni perusteella asioita, jotka huomioimalla yhteistyötä kansainvälisten tiimien kanssa voidaan tehdä tuottavasti ja kaikkien osapuolten kannalta miellyttävästi.

 

Kieli ja kulttuuri

Kieli ja kulttuuri ovat tärkeitä asioita kansainvälisessä yhteistyössä.  Yhteinen kieli on useimmiten lähes itsestäänselvästi englanti.   Poikkeava aksentti aiheuttaa toisinaan haastetta kuullun ymmärtämiselle.  Yleensä auttaa, kun pyytää puhujaa toistamaan sanomansa tai puhumaan hitaammin.  Nykyään hyvin usein intialaiset myös tiedostavat länsimaalaisten haasteet heidän ymmärtämisessään ja automaattisesti puhuvat mahdollisimman selkeästi.  Filippiiniläiset kokemukseni mukaan puhuvat yleensä varsin selkeää englantia.  Toisinaan parjattu suomalainen rallienglanti on kokemukseni mukaan ympäri maailman hyvin ymmärrettyä.  Lähinnä syntyperäisten brittien kanssa keskustellessaan toivoisi puhuvansa Oxfordin englantia; muualla maailmassa se ei ole tarpeen eikä edes toivottavaa.

Kansallisista kulttuurieroista on hyvä olla jossain määrin tietoinen.  Erilaiset stereotypiat osaltaan auttavat varautumaan kulttuurieroihin, mutta toisaalta on syytä pitää mielessä, että kaikissa kansakunnissa ihmiset ovat yksilöitä ja yksilöiden väliset erot ovat suurempia kuin stereotyyppiset kansakuntaerot.  Lisäksi esimerkiksi intialaiset eivät kaikki suinkaan edusta yhtä ja samaa kulttuuria, vaan vaikkapa uskontoja, ruokavalioita ja makuja on lukuisia.  Käydessäni Hyderabadissa ravintolassa intialaisen kollegan kanssa hän pyysi tarjoilijalta, että toinen annos olisi miedommin maustettu.  Estelin sanoen, että syön kyllä mielelläni vähän tulisempaakin ruokaa, mutta hän tilasikin tuon miedomman annoksen itselleen!

Kansainvälisessä ympäristössä toimivat IT-toimittajien henkilöt ovat usein itse hyvin tietoisia kulttuurieroista ja osaavat toimia sen mukaisesti.  Kannattaa huomata, että kokeneet intialaiset IT-asiantuntijat ovat usein työskennelleet pitkiä aikoja eri puolilla maailmaa.   Suurten kansainvälisesten yritysten käytännöt ovat samat ympäri maailman, mikä edelleen vähentää kulttuurisidonnaisuutta toimintatavoissa.

 

Kommunikointi

Nykyään kommunikointi sujuu paljolti virtuaalipalavereissa (esim. Skype for Business –palaverit).  Toki myös puhelinta ja sähköpostia käytetään Yammerin ja muiden yhteistyövälineiden ohella.

On erittäin tärkeää pitää säännöllistä yhteyttä tiimiin esimerkiksi viikoittain toistuvan vakiopalaverin muodossa.  Näin kommunikaatio pysyy yllä ja yhteisymmärrys kehittyy, vaikka joka kerta ei olisi paljon asiaakaan.  Kun toimintatapa on harjoiteltu ja vakiinnutettu, on paljon helpompaa ryhtyä ratkomaan eteen tulevia vaikeampia ongelmia.

Silloin tällöin on hyvä pitää videopalaveri, jossa myös kasvot ja eleet tulevat tutuiksi.  Isommissa hankkeissa ja jatkuvissa palveluissa on hyvä jollain joukolla ainakin kerran vuodessa matkustaa paikan päälle.   Henkilökohtainen tapaaminen aina syventää suhdetta entisestään.  Tärkeää on sitouttaa erityisesti kansainvälisen toimitusorganisaation paikalliset johtajat ja päälliköt.  Paikan päällä saa myös omakohtaisen käsityksen niistä olosuhteista, joissa työtä ja työmatkoja tehdään.  Etenkin Intian liikenne vaikuttaa länsimaalaisesta lähinnä kaoottiselta; auton vuokraaminen kuljettajan kanssa on todella hyvä ajatus, eikä edes maksa paljoa.  Paikallisilla on usein työnantajan järjestämä yhteiskuljetus työmatkoilla.  Brasiliassa eräs toimisto sijaitsi sellaisella alueella, jolla liikkumista ilta-aikaan pidettiin vaarallisena.  Sen vuoksi iltaisin tehtävää työtä varten piti järjestää työntekijöille kotiyhteydet.

Usein on myös järkevää, että osa päälliköistä tai asiantuntijoista matkustaa Suomeen joksikin aikaa.  Tyypillisesti näin tehdään projektin tai palvelun käynnistysvaiheessa.  Palveluissa tämä usein liittyy myös palvelun transitioon organisaatiolta toimittajalle tai toimittajalta toiselle.  Organisaation luo (esim. Suomeen) matkustaminen on intialaisten IT-asiantuntijoiden suosima tapa myös siksi, että se parantaa heidän urakehitystään ja myös tulotaso on komennuksen aikana heidän kotimaataan selvästi parempi.  Tämä on syytä ottaa huomioon myös motivaatiotekijänä, mutta kuitenkin matkustaminen kannattaa suunnitella ensisijaisesti todellisen tarpeen ja kustannustehokkuuden perusteella.  Myös virtuaali-istuntojen avulla voidaan hyvin antaa koulutusta ja selvittää ongelmatilanteita yhteistyössä.

Myös Suomella on omat eksoottiset piirteensä.  Eräs intialainen kollega totesi huoneistohotellissa herättyään ulkona olevan valoisaa ja kiiruhti toimistolle töihin.  Siellä hän huomasi kellon olevan kaksi kesäyönä.

 

Aikaero ja vapaapäivät

Kansainvälisiä tiimejä ympäri maailmaa käytetään usein jotta pystytään tarjoamaan tehokkaasti palveluja 24/7.  Toisaalta aikaero pitää myös ottaa huomioon eri puolilla sijaitsevien tiimien yhteistyössä.  Jos esimerkiksi tiimit sijaitsevat vaikkapa Brasiliassa, Intiassa ja Kiinassa, on tyypillisesti klo 13 tai 14 Suomen aikaa iltapäivällä sellainen kompromissiajankohta, jolloin kaikki tiimit voivat silloin tällöin osallistua yhteiseen virtuaalipalaveriin.

Ajoituksissa on myös huomioitava mahdollinen kesäika tai sen puuttuminen (Intia).  Brasiliassa kesäaika on meidän talvellamme!

Loma-ajat ja arkipyhät on otettava huomioon töiden suunnittelussa.  Intiassa on lukuisa määrä erilaisia arkipyhiä, jotka vaihtelevat alueellisesti ja myös uskontokunnittain.  Tyypillisesti kukin työntekijä saa valita muutaman valinnaisen vapaapäivän, joita viettää taustansa mukaisesti.  Kiinassa on helmikuulla uuden vuoden juhla, jonka yhteydessä on 7 päivän yleinen vapaa ja jona aikana kiinalaiset paljon matkustelevat tapaamassa sukulaisiaan.  Syksyllä Kiinassa on kansallispäivän yhteydessä toinen 7 päivän vapaa.  Nämä vapaat on syytä tiedostaa hyvissä ajoin ja huomioida projektin aikatauluissa ja/tai sopia tarvittavat varajärjestelyt töiden hoitamiseksi niiden aikana.

 

Töiden sujuminen

Yleisesti ottaen kokemukseni yhteistyöstä kansainvälisten tiimien kanssa ovat hyvät.  Työt pitää toki suunnitella ja toteutuminen varmistaa niin kansainvälisessä kuin kotimaisessakin tekemisessä.   Sinisilmäinen ei kannata olla.

Jos offshore-osapuoli on oman organisaation ulkopuolinen, on sopimuksia tehdessä oltava tarkkana.  Kokenut apu sopimusten teossa on hyvin suositeltavaa.

Yhteistyön sujumiseen vaikuttaa paljon molempien osapuolten aiempi kokemus kansainvälisestä yhteistyöstä.  Muutama yllätys voi olla tiedossa yhteistyötä vasta aloittavalle.

Intialainen työyhteisö on paljon hierarkkisempi kuin suomalainen, joten paikallisten päälliköiden tuki on syytä varmistaa.  Tehdyt ratkaisut pitää toisinaan yllättäen vielä hyväksyttää sellaisilla henkilöillä, joista ei aiemmin ole kuullutkaan.  Ja taas pitää varautua viettämään ilta luurit päässä asiaa selvittämässä.

Usein tiimin esimieheltä myös edellytetään päätöksiä asioissa, joista suomalainen asiantuntija vastaisi itse (vaikkapa jostain teknisestä ratkaisusta).  ”Please confirm” on usein kuultu pyyntö, johon pitää vastata myöntävästi ennen kuin asiat etenevät.

Tyypillisesti offshore-toteuttajalle työt on määriteltävä tarkasti.   Tämä on tietysti toisaalta luonnollistakin halutun lopputuloksen varmistamiseksi, koska esimerkiksi määritysten taustalla oleva lainsäädäntö voi eri maissa olla hyvin erilaista, mutta voi oudoksuttaa suoraviivaisempaan tai iteroivampaan toteutustapaan tottunutta.

Erityisesti isoissa toimituskeskuksissa Intiassa ja Filippiineillä työntekijät toisinaan erikoistuvat melko kapeille osaamisalueille.  Tämä saattaa johtaa siihen, että kaikkien tarvittavien osaamisalueiden kattamiseksi pienissä toimeksiannoissa tiimin koko kasvaa niin suureksi, että kaikille ei välttämättä riitä kokopäiväisesti työtä.  Vaikkapa Latviassa työntekijät ja heidän organisaationsa suhtautuvat moniosaamiseen paljon joustavammin.  Joissain tapauksissa on esimerkiksi sama työ voitu teettää Latviassa puolta pienemmällä tiimillä kuin mitä tarvittaisiin Intiassa.  Paikallisista kustannuseroista johtuen kokonaishinta olisi tällöin kuitenkin likimain sama kummassakin lokaatiossa.  Joissain tapauksissa resurssien käyttöä Intiassa ja Filippiineillä voidaan tehostaa hyödyntämällä jaettuja resursseja eri asiakkaiden kesken, mutta usein tämä ei ole mahdollista varsinkaan räätälöityjen järjestelmien kohdalla.  Pakettiratkaisujen, kuten SAPin tai Oraclen tuotteiden, kohdalla jaetut resurssit on helpompi järjestää.

 

Johtopäätökset

Kansainvälinen yhteistyö on tullut jäädäkseen ja yhä useampi päätyy tekemään yhteistyötä kansainvälisten tiimien kanssa tai johtamaan niitä.  Kansainvälisten tiimien johtamisessa pätevät samat lainalaisuudet kuin johtamisessa yleensäkin.  Lisäksi on syytä ottaa huomioon joitakin kulttuuriin, kommunikaatioon ja ajankäyttöön liittyviä asioita.  Parhaiten yhteistyö käynnistyy kansainvälisestä johtamisesta jo kokemusta omaavan kollegan tai kumppanin tuella.

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.