4.1

Johdanto

Hankinnan ja toimittajayhteistyön merkitys ja tavoitteet

Hankinnat ja toimittajayhteistyö -osa-alue varmistaa, että yrityksellä on palvelut, jotka sopivat parhaiten sen liiketoiminnan tarpeisiin. Markkinat kehittyvät jatkuvasti, ja siksi toimittajien on otettava käyttöön teknisiä innovaatioita sekä luotava uusia palveluita ja lisäksi tarjottava niitä yhä korkeampilaatuisina ja matalammin hinnoin.

Etsimällä uusia mahdollisuuksia ja seuraamalla aktiivisesti markkinatrendejä yritys voi varmistaa, että toimittajien palvelujen hinta- ja laatutaso pysyy kilpailukykyisenä. Vaihtoehtona on parantaa palveluiden laatua ja alentaa kustannustasoa kilpailutuksen kautta.

Digitalisaatio on tuonut mukanaan uusia markkinoihin vaikuttavia trendejä:

  • Kuluttajistuminen (consumerism) johtaa aeimpaa parempaan käyttökokemukseen ja liiketoimintaratkaisujen helppokäyttöisyyteen, koska loppukäyttäjät käyttävät suurille kuluttajamäärille suunnattuja laitteita (tietokoneet, tabletit ja puhelimet) ja sovelluksia sekä työ- että yksityiskäytössä.
  • Virtualisointi sallii laitekapasiteetin jakamisen erittäin suurille käyttäjämäärille. Tämä johtaa suurempaan laskenta- ja tallennuskapasiteettiin (pilvipalvelut) pienemmin kustannuksin verrattuna suurten datakeskusten tarjoomaan.

Pysyäkseen markkinatrendien vaatimusten tasolla ja varmistaakseen, että palvelut sopivat liiketoimintatarkoitukseen ja ovat kustannustehokkaita yritykset monesti suosivat palveluiden ostamista oman palvelutuotannon sijaan.

SSM_Retaltionship_Development_Sourcing_FI

Kuvio 4.1.1 Hankinnan rooli palveluiden markkinalähtöisessä kehittämisessä.

.

Hankintastrategia määritellään yrityksen liiketoimintavaatimusten pohjalta. Yritykset saattavat päättää ulkoistaa IT-palvelut osin tai kokonaan, tai joskus jopa tuottaa kaikki IT-palvelut itse. Kaikissa tapauksissa hankinta ja toimittajien hallinnan tehtäväkokonaisuudella täytyy olla selkeät tavoitteet, pitkän aikavälin näkökulma sekä läheinen suhde toimittajista koostuviin ekosysteemeihin. Hyvin johdettu hankintatoimi ottaa huomioon sekä ostajan että myyjän edun. Oikea tasapaino kysynnän ja tarjonnan välillä johtaa kestävämpään ja tuottavampaan yhteistyöhön, jota hankintatoimi koordinoi strategisella tasolla.

Hankintatoimella on kaksi pääasiallista roolia: hankintarooli viittaa palvelusalkun ohjausryhmän määrittelemien toimittajien, ratkaisujen ja palveluiden hankintaan. Kehittämisroolilla tarkoitetaan toimittajien uusiin teknologioihin ja palveluihin tutustumista ja arviointia niiden soveltuvuudesta yrityksen tarpeisiin. Hankintatoimen riittävä osallisuus tuki- ja kehitysrooleissa varmistaa, että huomioidaan markkinan tarjoamat mahdollisuudet ja vältetään väärät valinnat, mitkä projekti- tai palvelujohtamisen myöhemmissä vaiheissa voivat olla haastavia ja kalliita korjata.

Toimittajahallinnan operatiivisella tasolla hankintatoimi toimii yhdessä palveluintegraation kanssa arvioiden palveluiden laatu- ja kustannusvastaavuutta markkinoiden tarjontaan. Palveluintegraatio voi tukea hankintatoimea esimerkiksi seuraavasti:

  • tarjoamalla raportteja operatiivisen (toiminnallisen) suorituskyvyn tasoista palvelupäälliköille ja hankintatoimelle
  • auttamalla toimittajia huomioimaan epäkohdat ja parantamaan laatua
  • valvomalla palvelusopimusten ja suoritustason johtamista etenkin monitoimittajaympäristöissä

IT-hankintoja tehtäessä on aina otettava huomioon yrityksen laatu- ja palveluvaatimukset, toiminnan laajuus, kokonaisarkkitehtuuri, palvelun skaalautuvuus ja joustavuus tulevaisuuden suunnitelmat huomioiden, jatkuvuus sekä kokonaiskustannukset. Aktiivinen kustannusten ja suoritustason seuranta ja hallinta on välttämätöntä koko palvelun elinkaaren ajan, ei vain hankintavaiheessa.

Hankinnan ja toimittajien hallinnan tärkeimmät tavoitteet

  • Analysoida markkinoita ja tuoda tietoa merkittävistä teknologiainnovaatioista ja yhteistyömahdollisuuksista liiketoiminnalle ja palvelukehitykselle.
  • Järjestää ja johtaa toimittajasuhteita muiden sidosryhmien, kuten palveluiden omistajien kanssa, jotta kustannustasoa ja palveluiden laatua pystytään jatkuvasti parantamaan.
  • Toteuttaa palveluiden ja ratkaisujen hankinta tehokkaasti, tarkoituksenmukaisesti ja oikea-aikaisesti oikein valituilta toimittajilta ylläpitäen samalla laatu- ja kustannustasoja, vahvaa neuvotteluasemaa sekä markkinahintatietoisuutta.

Hankinnan ja toimittajien hallinnan roolit ja osaamisvaatimukset

Hankintatoimesta on tyypillisesti vastuussa joko hankintajohtaja, tietohallintojohtaja, ostopäällikkö (Category Manager), IT-päällikkö tai palvelupäällikkö. Hankintojen osalta tämä henkilö on vastuussa seuraavista asioista:

  • Uusien teknologioiden tai kaupallisten mahdollisuuksien esittely
  • Hankintaprosessin suunnittelu, toteuttaminen ja ohjaaminen
  • Uusien sopimusten katselmointi
  • Kaikkiin suuriin hankintapäätöksiin osallistuminen
  • Hankintamallien ja –periaatteiden määrittäminen ja seuraaminen
  • Toimittajaekosysteemin hallinta

Rooli vaatii asiantuntemusta, neuvottelutaitoja ja aktiivista vuorovaikutusta, jotta kilpailutuksia ja sopimuksia johdetaan ammattimaisesti ja linjassa sovittujen periaatteiden kanssa. Vaikka hankinnasta vastaava henkilö luo periaatteet hankinnoille, on niihin liittyvä varsinainen päätöksentekovastuu palvelusalkun ohjausryhmällä yrityksen vastuunjakomatriisin mukaisesti.

Palvelujen ja hankinnan johto arvioivat säännöllisesti yhdessä toimittajien hinnoittelua, palvelutasojen toteutumaa, toimittajayrityksiin liittyviä riskejä ja soveltuvuutta tulevaisuuden palvelutarpeisiin. Lähtökohtaisesti palvelupäälliköllä on vastuu taktisista toimittajasuhteista, mutta laajassa yhteistyösuhteessa tehtävää hoitamaan on usein tarpeen nimetä toimittajayhteistyöpäällikkö (Supplier Relationship Manager).

Lakimies varmistaa yhdessä hankintajohtajan kanssa, että sopimukset ja hankintaperiaatteet ovat juridisesti yrityksen edun mukaisia. Lakimies osallistuu myös tarvittaessa sopimusneuvotteluihin. IT-juridiikka vaatii erityisosaamista ja ostetaan tyypillisesti palveluna.

Hankinta ja toimittajien hallinnan avainroolit

  • Hankintajohtaja
  • Palvelupäällikkö
  • Toimittajayhteistyöpäällikkö (Supplier Relationship Manager)
  • Lakimies

Hankintatoimi kuvataan Tietohallintomallissa osana tietohallintoa, mutta edellä kuvatut roolit saattavat kuulua myös yrityksen yhteiseen hankintatoimeen ja keskitettyyn hankintaorganisaatioon, missä IT on oma kategoria.

 

Hankinnan ja toimittajien hallinnan tehtäväkokonaisuudet

Hankinta ja toimittajien hallinta kattaa ostettujen palveluiden koko elinkaaren. Hankintatoimi organisoi kilpailutusprosessin ja neuvottelee hankintojen ehdoista sekä tukee projektien ja palveluiden päivittäistä johtamista, esimerkiksi vertaisarvion (benchmarking) avulla.

Hankinta ja toimittajien hallinnan osa-alue koostuu seuraavista tehtäväkokonaisuuksista:

  • Konseptien kehittäminen (osa toiminnan kehittämistä)
  • Ekosysteemien hallinta (osa toiminnan kehittämistä)
  • Teknologia ja ostamisen hallinta
  • Kilpailutus ja hankintaprosessi
  • Toimittajasuhteiden hallinta
  • Markkinavastaavuuden seuranta

SSM_Cooperation_Business_Sourcing_PM_SM_FI

Figure 4.1.2 Palveluiden hankinnan toimintamalli.

 

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.