4.9

Julkinen hallinto

Julkiset hankinnat -säädösperusta

Julkisen hallinnon organisaatioiden hankintoja säätelevät kansallinen ja eurooppalainen lainsäädäntö sekä organisaatioiden omat hankintojen toteuttamiseen liittyvät ohjeet ja säännöt.

Saadosperusta

Kuvio 4.9.1 Julkisten hankintojen säädösperusta 2015.

Lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sovelletaan hankintayksikköjen palvelu- ja tavarahankintoihin, rakennusurakoihin sekä käyttöoikeuksiin ellei erityislainsäädännössä säädetä toisin silloin, kun laissa määritellyt kynnysarvot ylittyvät. Lakia vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista (349/2007, erityisalojen hankintalaki) sovelletaan vesi- ja energiahuollon sekä liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankintoihin, kun ne ylittävät kynnysarvon. Valtioneuvoston asetusta julkisista hankinnoista (614/2007) sovelletaan hankintalain ja erityisalojen hankintalain mukaisiin hankintamenettelyihin. Lakia sähköisestä huutokaupasta ja dynaamisesta hankintajärjestelmästä (698/2011) sovelletaan hankintayksikköjen toteuttaessa laissa tarkoitettua sähköistä huutokauppaa tai käyttäessä dynaamista hankintajärjestelmää. Lainsäädäntö uudistuu 2016, mutta se säilyttää perusperiaatteensa.

Julkinen hankinta on hankintasopimukseen johtava menettely, jossa ostetaan, vuokrataan tavaraa, palvelua tai käyttöoikeutta taloudellista vastiketta vastaan toiselta oikeushenkilöltä. Yksipuoliset oikeustoimet (esim. avustuksen myöntäminen) eivät ole sopimuksia.

Hankinnan tekee aina hankintalakien mukainen hankintayksikkö. Hankintayksikkönä toimivan viranomaisen toimivalta hankinnoissa määräytyy viranomaista koskevan lainsäädännön mukaisesti. Julkisen hallinnon tietohallinnon hankinnoissakin on otettava huomioon, että julkisia hallintotehtäviä voidaan vain tietyin edellytyksin siirtää yksityisille ja merkittävä vallankäyttö hallintotehtävissä estää niiden ulkoistamisen yksityisille toimijoille.

Hankinnan tavoitteet ja sisältö ratkaisevat hankinnan luonteen sekä hankinnassa käytettävän hankintamenettelyn. Vaihtoehtoiset hankintamenettelyt ja niiden käyttöehdot on säädetty Hankintalaissa. Ennen hankintaan ryhtymistä organisaatio kuvaa hankintatarpeen, varmistaa tarvittavan hankintaosaamisen ja hankittavan tuotteen soveltuvuuden tarpeeseen. Lopputuloksen kannalta hyvä tasapaino edellyttää tietohallinnon, hankintatoimen, lakiasioiden ja substanssipäättäjien osallistumista. Hankinnat lähtevät toiminnan tarpeesta, mutta onnistunut hankinta edellyttää myös strategian mukaan ylläpidettyä tietoa markkinoista, hankintamenettelyistä ja jatkuvaa toimittajayhteistyötä.

Hankinnat_jh

Kuvio 4.9.2 Hankinta ja toimittajayhteistyö julkisen hallinnon organisaatioissa.

 

Käytännön ohjeita julkisiin hankintoihin sisältävät esim.

  • Työ- ja elinkeinoministeriön julkiset hankinnat –sivu
  • Julkisten hankintojen neuvontayksikön toimintaohjeet, hankinnat.fi
  • Valtion hankintakäsikirja
  • Suomen Kuntaliiton tuottama Kuntien yleiset hankintaohjeet –kirja
  • JHS-ohjeistus
  • Organisaation oma ohjeistus

 

Hankintastrategia

Organisaation tulee ylläpitää hankintastrategia ja toimittajastrategia myös tietohallintohankintojen osalta. Käyttötarkoituksen mukaan hankinnat voidaan ryhmitellä suoriin, epäsuoriin ja investointihankintoihin. Tietohallinnon hankinnat ovat useimmille julkishallinnon yksiköille investointihankintoja tai epäsuoria hankintoja.

Tietohallinnon hankintastrategia valmistellaan ja päätökset tehdään muun strategian laadinta-aikataulussa ja yhteydessä. Hankintojen ja toimittajahallinnan tavoitteiden tulee tukea organisaation toiminnallisia tavoitteita ja vastata toiminnan kehittämisen tarpeisiin. Hankintastrategiassa päätetään hankintatoimelle ja hankittaville tuotteille asetettavista tavoitteista mm.:

  • Mitä tuotetaan omassa organisaatiossa ja mitä hankitaan ulkoa
  • Mitä hankintaan omistukseen, mitä käytetään palveluna
  • Miten arkkitehtuurivalinnat huomioidaan hankinnoissa (yhteentoimivuus, ekosysteemit)
  • Millaista hankintayhteistyötä tehdään sidosryhmien tai yhteishankintayksiköiden kanssa
  • Millaiseen toimittajakuntaan pyritään (määrä, yrityskoko, paikallisuus, toimitusvarmuus)
  • Millaista yhteistyötä tehdään toimittajien kanssa (sopimuspituus, hintakisa – kehityskumppanuus, toimittaja-arvioinnit)
  • Hankintojen toteutusperiaatteet, yhteistoiminta ja vastuut organisaatiossa (tilaaja-toimittaja, hankinta-substanssi-tietohallinto)
  • Hankintasopimusten periaatteet (hallinta, kattavuus, vakiointi)
  • Hankintaosaamisen ja hankintatoimen kehittäminen

 

Markkinakartoitus ja esiselvitys

Laajoissa IT-hankkeissa kannattaa tehdä markkinakartoitus sekä esiselvitys hankkeen toteuttamisesta, markkinoilla olevista toimittajista ja tarpeeseen sopivista ratkaisuvaihtoehdoista, jotta tarjouspyynnöllä ei rajata ulos parasta tai innovatiivisinta ratkaisua.

Markkinakartoituksen tekemiseen ei ole menettelysäännöksiä. Kartoituksessa käydään riittävän avoimesti ja laajasti eri vaihtoehtoja läpi, jotta liian yksipuolisesta markkinatietoisuudesta johtuen varsinaisessa kilpailutuksessa pystytään kohtelemaan tarjoajia tasapuolisesti.

Markkinakartoituksessa kuten hankinnoissakin kannattaa usein tehdä yhteistyötä alueellisesti tai ajallisesti samassa hankintavaiheessa olevien hankintayksiköiden kanssa. Markkinatietojen keräämisessä voi myös käyttää ulkopuolista markkinan tuntevaa toimijaa.

Markkinakartoitusvaiheen lopputuloksena (JHS 172 ICT-palvelujen kehittäminen: Esiselvitys):

  • on selvitetty, onko jo olemassa vastaavia tietoteknisiä ratkaisuja tai palvelutarjontaa ja voidaanko niitä hyödyntää.
  • on tarkistettu, voidaanko mahdollisia puitejärjestelyjä hyödyntää hankintaa tehtäessä.
  • on selvitetty, onko käynnissä vastaavia hankkeita tai yhteishankintoja, joita voitaisiin hyödyntää.
  • on tehty selvitys avoimen lähdekoodin käytöstä järjestelmän hankinnassa.
  • on selvitetty mahdollisuus yhteispalvelujen ja rekisterien käyttöön.

 

Hankinta- ja kilpailutusprosessi

Kilpailutus ja hankintamenettelyistä on laissa tarkat muoto-ohjeet, joiden mukaan on toimittava. Hankinnassa käytettävän hankintamenettelyn valintaan vaikuttavat seikat voidaan jakaa hankintalaissa määriteltyihin ja hankintayksikön harkintavallassa oleviin.  Hankintalaissa määriteltyjä ovat hankinnan arvo, hankinnan luonne, riskit ja monimutkaisuus ja niistä johtuva neuvottelutarve, hankintaan käytettävissä oleva aika sekä parhaan tarjouksen valintaperuste.  Hankintayksikön harkintavallassa ovat mm. hankintastrategia, hankintayhteistyö, hankinnan kohteen ja sopimusehtojen määrittelyn valmiusaste, vaihtoehtoiset ratkaisumallit sekä hankintayksikön käytössä olevat asiantuntijaresurssit.

Kilpailutukseen ja hankintamenettelyihin on runsaasti ohjeita ja koulutusta, mutta etukäteen on varmistettava riittävä osaaminen. Neuvottelumenettelyjen käyttämiseen on laadittu ohjeistus JHS 167 Neuvottelumenettelyjen käyttö ICT-hankinnoissa.  Hankintoihin ohjeistetaan myös Kuntaliiton Onnistunut julkinen ICT-hankinta -oppaassa. Sopimusten ehtopohjana on käytettävissä JHS 166 Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015).

SSM_Tendering_and_Negotiation_Process_jh_FI

Kuvio 4.9.3 Hankinta neuvottelumenettelynä.

Tavanomainen hankintamenettely on avoin menettely. Usein IT-hankinnat ovat kuitenkin monimutkaisia ja näin ollen on perusteltua ja suositeltavaa käyttää neuvottelumenettelyä. Hankinnassa kannattaa tehdä yhteistyötä ja hyödyntää yhteishankintayksiköiden kilpailutuksia. Kaikista hankintalainmukaisista hankinnoista ilmoitetaan Hilmassa www.hankintailmoitukset.fi.

 

Toimittajasuhteiden hallinta

Toimittajayhteistyön vaatimukset johdetaan hankintastrategiasta ja palvelustrategiasta. Toimittajahallinnan näkökulmasta varmistetaan että organisaatiolla on toiminnan tarpeet täyttävät toimittajat valittuna ja sopimukset sovittuna sekä toimittajien suorituskykyisyyttä jatkuvasti seurataan.

Toimittajayhteistyö alkaa siitä että organisaatio hankkii tietoja markkinasta ja kartoittaa potentiaalisia toimittajia sekä on yhteydessä niihin. Toimittajat kiinnostuvat, jos asiakas on sopivan kokoinen ja riittävän potentiaalinen ostaja. Kilpailutusten yhteydessä strategian mukaisella toimittajavalinnalla luodaan organisaatiolle ainutkertainen toimittajajoukko. Kokonaisarkkitehtuurissa tehdyt valinnat voivat vaikuttaa myös halutun toimittajajoukon kokoonpanoon.

Perusta toimittajayhteistyölle luodaan siten, että sekä tunnistetaan potentiaaliset toimittajat että tiedetään voimassa olevat sopimukset toimittajineen. Tuloksellinen toimittajayhteistyö edellyttää sitä, että jokaiselle toimittajasuhteelle asetetaan tavoitteet, ja päätetään siitä, ketkä ovat tavoitteiden saavuttamisesta vastuulliset henkilöt.

Yksittäisen toimittajan kanssa yhteistyösuhteen perusta eli sopimus määrittää pitkälti yhteistyön luonteen ja käytännön toteutuksen. Osapuolten yhteistyömahdollisuuksiin ja kiinnostukseen vaikuttaa, onko hankintastrategian mukaisesti haettu halvinta hintaa vai lisäarvoa kehittävää pitkäaikaista kumppania. Osapuolten tavoitteiden ristiriita tai yhdensuuntaisuus vaikuttavat oleellisesti yhteistyökäytäntöihin. Sopimuksessa valittu hinnoittelumalli vaikuttaa yhteistyön avoimuuteen.

Tavallisesti toimittajayhteistyö järjestetään toimittajittain kolmitasoisesti: strateginen yhteistyö (johdon tapaamiset puolivuosittain), taktinen yhteistyö (sopimusyhteyshenkilöiden tapaamiset neljännesvuosittain tai kuukausittain) ja operatiivinen yhteistyö (viikoittainen tai päivittäinen yhteistyö tilaamisessa ja toimituksissa). Projektitoimituksissa yhteistyötä tehdään projektien ohjausryhmissä ja jatkuvissa palveluissa palvelujen johtoryhmissä ja muutostenhallintaryhmissä. Laajoissa monitoimittaja- ja monitoimijaympäristöissä voi olla tarpeen järjestää toimittajahallinta palveluintegraattoripalveluna.

Mitä laajempi kokonaisuus sen tärkeämpää on hankintastrategian noudattaminen ja hankintojen kohteiden määrittely niin, ettei vastuista synny epäselvyyksiä. Yhteistoimintaa helpottaa mikäli toimittajat toimivat luontaisesti yhdessä (ekosysteemit) sen sijasta että asiakasorganisaatio saattaa toimituskohtaisesti yhteen keskenään kilpailevia toimittajia. Toimittajayhteistyötä helpottaa jos hankintasopimuksia neuvoteltaessa voidaan määritellä yhteisiä tavoitteita ja sopia toiminnan kehittämisestä toimituksen aikana. Yhteistoimintamallit ja organisointi on sovittava hankinta- ja toimitussopimuksia solmittaessa.

Hyvään toimittajahallintaan kuuluu, että hankintatoimi tekee säännöllisesti toimittajien vuosiarvioinnit. Arviointien perusteella voidaan seuraavissa kilpailutuksissa ottaa huomioon toimittajien vahvuudet tai ottaa oppia tapahtuneesta sopimuksellisten ongelmien välttämiseksi.

 

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.