4.6

Kilpailutus ja hankintaprosessi

Palvelusalkun ohjausryhmä valtuuttaa hankintatoimen arvioimaan hyötylaskelmaan (business case) perustuvia ratkaisuvaihtoehtoja. Hyötylaskemassa vertaillaan palvelun tarjoamia hyötyjä ja säästöjä loppukäyttäjälle, ja siinä on mukana hankinnan ja tuottamisen kokonaiskustannus määritellyllä ajanjaksolla.  Tämän jälkeen hankintatoimi voidaan valtuuttaa aloittamaan hankintaprosessi, johon kuuluu kilpailutus ja neuvotteluprosessit.

Onnistuneen kilpailutusprosessin edellytyksenä ovat selkeästi kuvatut liiketoiminnan tarpeet ja vaatimukset. Liiketoiminta yhdessä liiketoiminta-alueista vastaavien IT-johtajien kanssa on vastuussa vaatimusten määrittelystä, kun taas palvelupäälliköt tyypillisesti huolehtivat teknisistä tiedoista ja dokumentaatiosta. Hankintatoimi on vastuussa kilpailutuksesta ja vaihtoehtoisten ratkaisujen arvioinnista. Kilpailutuksen aikana hankintatoimi vastaa keskustelujen ja avoimien asioiden dokumentoinnista, jotta tietoja voidaan käyttää neuvotteluiden myöhemmässä vaiheessa ja sopimuksen valmistelussa.

ssm_tendering_and_negotiation_process_fi_v2

Kuvio 4.6.1 Kilpailutus- ja neuvotteluprosessi.

 

Hankintatoimi auttaa liiketoimintaa ottamaan huomioon riippuvuudet, hankintaan liittyvät määräykset ja valitsemaan parhaan vaihtoehdon. Ostopäätöksen tekee liiketoiminnan omistaja palvelusalkun ohjausryhmän kanssa, mutta tyypillisesti hankintatoimi hallinnoi tietohallintoon liittyviä puitesopimuksia ja palvelupäälliköt näiden mukaisia ostotilauksia yhdessä palveluintegraation kanssa.

Onnistuneen neuvotteluprosessin edellytyksenä ovat selkeä neuvottelustrategia ja oikea roolitus. Hankintatoimi asettaa neuvottelutavoitteet ja johtaa keskustelua neuvotteluiden ajan. Liiketoiminnan edustajat tuovat asiantuntemuksensa liiketoiminnan tarpeisiin liittyen, kun taas lakimies arvioi sopimusjuridiikan mukaisesti yleisiä ehtoja sekä huolehtii riskeiltä suojaamisesta (protection of assets). Jos hankinta sisältää henkilöstön uudelleensijoittelua tai -nimeämistä, myös henkilöstöhallinnon edustaja osallistuu neuvotteluihin.

Onnistuneen neuvotteluprosessin lopputulos on molempia osapuolia tyydyttävä sopimus. Kun sopimus on tehty, sen pitäisi kattaa kaikki sovitut asiat, sillä ainoastaan sopimuksessa esitetyt asiat sisältyvät palveluun. Sopimuksessa pitäisi olla määriteltynä selkeästi seuraavat osa-alueet:

  • Riskit, vastuut ja hallintomalli: Suuri riski asiakas-toimittaja suhteessa on, ettei palvelua kehitetä liiketoiminnan tarpeiden mukaisesti. Näin ollen on tärkeää, että hallintomalli painottaa strategista ja taktista kehitystä ennemmin kuin operatiivista seurantaa.
  • Sopimuskorvaus: Toimittajan maksama korvaus silloin, kun sovittua palvelutasoa ei saavuteta ja sopimuksen irtisanomisen ehdot pitää olla kirjattuna.
  • Päättyminen: Sopimuksen päättymisen yksityiskohtien pitää olla listattuna päättymissuunnitelmaan, jota päivitetään koko sopimuskauden ajan.

Kun sopimuksesta on päästy yksimielisyyteen, hankintatoimi varmistaa, että projekti- ja palveluorganisaatiot ovat tietoisia sopimuksen ehdoista. Hankintatoimi on myös vastuussa neuvotteluiden tulosten arvioinnista.

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.