5.4

Esiselvitys ja hyötylaskelma

Ennen kuin kehitystarve voidaan luokitella projektiksi tai muutokseksi, täytyy sitä tutkia yksityiskohtaisemmin. Muodolliset tavat arvioida kehitystarvetta ovat hyötylaskelma (Business Case) ja esiselvitys (Pre-Study).

Hyötylaskelma koostuu projektin odotetuista liiketoimintahyödyistä ja oletetuista taloudellisista kustannuksista. Lisäksi se antaa usein myös visuaalisen kuvan sijoitetun pääoman tuotosta. Hyötylaskelma-analyysi on välttämätön projektin taloudellisen kannattavuuden varmistamiseksi. Koska jokaisessa projektissa on aina epävarmuustekijöitä, antaa esiselvitys tarkemman ja yksityiskohtaisemman kuvauksen erilaisista mahdollisuuksista.

Projektin omistaja esittelee hyötylaskeman salkunhallinnan ohjausryhmälle, joka luokittelee ja valtuuttaa projektin sekä myöntää varat seuraavaan vaiheeseen. Harkittuaan projektiehdotusta, hyötylaskelmaa, rahoitusta ja projektin vaikutusta sekä riippuvuussuhteita muihin projekteihin, kehityssalkun ohjausryhmä voi joko hylätä tai hyväksyä projektin. Lisäksi tämän arvion perusteella päätetään projektin prioriteetti, vaiheistus ja ajoitus.

 

Hyötylaskelmaesimerkki

Alla oleva esimerkki kuvaa tyypillistä hyötylaskelmaa, jossa tuodaan esille hyödyt ja kulut. Esimerkkilaskelma koostuu viidestä osasta:

  • Kokonaiskulut sisältää kulut, jotka jakaantuvat eri kategorioihin (kehitystyö, käyttöönotto, sisäiset/ulkoiset kulut, CapEx ja vuosittaiset juoksevat kulut)
  • Takaisinmaksuaika on aika, jonka kuluessa investointi maksaa itsensä takaisin. Tämän lisäksi se määrittelee nykyarvon (NVP) viiden vuoden ajanjaksolta vertailuarvoksi muille hyötylaskelmille.
  • Vuositason jako hyötyihin ja kuluihin
  •  Tavoitehyödyt, jotka on kuvattu kvalitatiivisena listana kohteena olevista hyödyistä ja jota täydentää muutosmittarit sekä valmiuskriteerit. Esimerkiksi verkkokaupan kasvattaminen (hyödyn lähde,) jota mitataan suhteessa kokonaismyyntiin (muutosmittari), saavutetaan, kun verkkokauppa saavuttaa 70%:n osuuden (valmiuskriteeri).
  • Budjetti, josta käy ilmi ovatko kulut budjetoituja vai eivät. Hyötylaskelma tuo myös esille nopeasti saavutettavat nettohyödyt, mikä saattaa oikeuttaa projektin toteuttamisen yli budjettirajojen. Hyötylaskelman on sopeuduttava alati muuttuvaan ympäristöön; tästä syystä ennustettujen nettohyötyjen toteutumista on verrattava jatkuvasti mahdollisiin vaihtoehtoihin sekä punnittava mahdollisten riskien valossa.

PM_Business_Case_Template

Kuvio 5.4.1 Hyötylaskelmaesimerkki

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.