5.1

Johdanto

Kehittämisen ja projektien johtamisen merkitys ja tavoitteet

Jatkuva ja tehokas kehittäminen on jokaisen kilpailukykyisen yrityksen elinehto. Toiminnoissa säästäminen ja kehitykseen investoiminen antaa organisaatiolle mahdollisuuden luoda uusia liiketoimintaratkaisuja, joita erityisesti digitalisaatio vaatii. 20 prosentin säästö palvelukustannuksissa hankintojen ja palveluiden johtamisen avulla saattaa jopa kaksinkertaistaa mahdollisuudet investoida uusiin ratkaisuihin ja palveluihin. Jos uudet ratkaisut korvaavat perinteisiä sovelluksia ja yksinkertaistavat arkkitehtuuria, voi organisaatio saada lisäsäästöjä ja siten sillä on varaa digitalisaation vaatimiin investointeihin.

PM_Development_actions_Digitalization_FI

Kuvio 5.1.1 Kehittämisen vauhtipyörä.

 

Kehittäminen on koordinoitu joukko toimenpiteitä, joilla kartoitetaan liiketoiminnan tarpeisiin perustuvat vaatimukset, tuotetaan toteuttamiskelpoinen ratkaisu ja viedään se käyttäjille. Kaikki nämä toimenpiteet pitää toteuttaa sovittujen kehityskäytäntöjen mukaan, niille annetun ajan ja resurssien puitteissa sekä arvonluonnin odotukset lunastaen. Kehittäminen voi olla jatkuva muutosten virta tai laajemmissa ja monimutkaisemmissa tapauksissa sitä toteutetaan projekteina.

Kehittämistä koordinoi kehitystoimisto (Development Management Office, DMO), joka myös asettaa ja edistää kehityskäytäntöjä, joiden avulla parannetaan yritystason ohjausta, näkyvyyttä ja johdonmukaisuutta. Kehitystoimistolla on valtuudet luokitella ja priorisoida kehitystarpeita, jotka kehityssalkun ohjausryhmä (Development Portfolio Steering) joko hyväksyy tai hylkää. Kehitystoimisto kontrolloi projektien resursseja, riippuvuuksia ja suorituskykyä sekä antaa tarvittaessa neuvoja ja tukea, jotta liiketoimintahyödyt voidaan maksimoida ja riskit minimoida.

Monilla organisaatioilla on projektitoimisto (Project Management Office, PMO), joka huolehtii samoista tehtävistä kuin kehitystoimisto, mutta koskien vain projekteja. Kun kehitystä tehdään laajemmin kuin pelkästään projekteissa, on suositeltavaa luoda kokonaisuuden kattava kehitystoimisto, joka korvaa projektitoimiston.

Projektit ovat tavoitteiltaan, kestoltaan, budjetiltaan, miehitykseltään ja haastavuudeltaan hyvin erilaisia. Kaikkiin kehitystoimenpiteisiin ei vaadita projektia, vaan ne voidaan luokitella muutoksiksi. Kaikkeen kehittämiseen, pois lukien yksittäinen muutos, kuuluu kuitenkin seuraavien elementtien hallinta:

  • Hyötylaskelma (business case)
  • Tavoitteet, laajuus ja rajaukset
  • Aikataulut ja kustannukset
  • Tehtävät ja tuotokset
  • Työmäärät ja resursointi (sisäinen ja/tai ulkoinen)
  • Yhteensopivuus kokonaisarkkitehtuurin kanssa
  • Laatu ja riskit

Kehittämisen ja projektien johtamisen päätavoitteet

  • Parantaa ja luoda uusia ratkaisuja, joilla menestytään kilpailuympäristössä.
  • Hallita projektoituja kehitystoimenpiteitä; niiden aikatauluja, kustannuksia, resursseja ja arvonluontia.
  • Tukea ketteriä kehittämiskäytäntöjä ympäristöissä, joissa suurin osa olemassa olevien ratkaisujen kehityksestä on vaiheittaista tai vaatii uusien ratkaisujen pääsyä nopeasti markkinoille.

Projekti tai muutos voi olla myös osa suurempaa liiketoimintavetoista aloitetta, jota kutsutaan hankkeeksi tai ohjelmaksi (program). Hankkeet perustuvat strategisiin aloitteisiin ja niitä muodostetaan tilanteissa, joissa muutosta viedään läpi monina osaprojekteina. Hankejohtaja johtaa hanketta yhdessä osa-projektien projektipäälliköiden kanssa raportoiden hankkeen ohjausryhmälle.

 

Kehittämisen ja projektien johtamisen roolit ja osaamisvaatimukset

Suurissa yrityksissä on monesti useita samanaikaisia kehitystoimenpiteitä, ja niitä arvioimaan ja priorisoimaan voidaan perustaa kehityssalkun ohjausryhmä (Development Portfolio Steering), jonka toimintaa tukee kehitystoimisto. Se ylläpitää listaa kaikista suurista kehitystoimista ja hallitsee niiden riippuvaisuuksia. Kehitystoimisto validoi esiselvityksen (Pre-Study) tulokset sekä hyötylaskelman (Business Case) kehityssalkun ohjausryhmää varten, joka puolestaan valtuuttaa vaihtoehtojen kartoituksen ja suunnittelun aloittamisen. Suunnittelun jälkeen kehityssalkun ohjausryhmä antaa luvan toteutusvaiheelle.

Jotkin pienemmät muutokset voivat mennä suoraan palvelutuotantoon, jolloin ne käsitellään palvelunhallinnan toimistossa (Service Management Office, SMO) muutospyyntöinä. Palvelutuotantoa ja palveluhallinnan toimistoa käsitellään tarkemmin palveluiden johtamisen osa-alueella.

PM_Development_Management_Office_FI

 

Kuvio 5.1.2 Kehitystoimisto ja kehittämisasioiden luokittelu.

 

Projektien päätöksenteosta vastaa niille nimetyt ohjausryhmät, jotka raportoivat salkun ohjausryhmälle (Portfolio Steering). Projektin ohjausryhmä koostuu liiketoiminta- ja projektiorganisaatioiden edustajista. Projektin ohjausryhmän tehtävänä on varmistaa kehitystoimiston tukemana, että projekti luo liiketoiminnallista arvoa mm. antamalla suuntaviivat, tekemällä päätöksiä ja varmistamalla, että projektin tavoitteet saavutetaan. Ohjausryhmässä käsitellään muutostarpeet, jotka voivat liittyä esimerkiksi projektin aikatauluun, budjettiin tai laajuuteen. Ohjausryhmän jäsenillä on oltava riittävät päätöksenteko- ja resursointivaltuudet, ja lisäksi myös riittävä sisältöosaaminen. Tarvittaessa ohjausryhmän on myös eskaloitava päätöksenteko eteenpäin.

 

Projektin roolit

Projektin omistaja on tyypillisesti liiketoimintayksikön johtaja tai prosessin omistaja. Projektin omistaja kantaa liiketoimintavastuun projektin onnistumisesta ja on projektin ohjausryhmän puheenjohtaja vastaten projektin tuotosten hyväksynnästä. Hän on myös ensisijaisesti vastuussa liiketoimintahyötyjen realisoinnista ja seurannasta.

PM_Value_Driven_App_Steering_Group_FI

Kuvio 5.1.3 Projektipäällikön ja projektin omistajan vastuunjako.

 

Projektipäällikkö vastaa päivittäisistä projektijohtamisen tehtävistä ja varmistaa, että projekti tuottaa sovitut tuotokset laadukkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Lisäksi projektipäällikkö on vastuussa siitä, että projekti pysyy aikataulussa ja budjetissa. Hän hoitaa myös projektiin liittyvät muutokset ja eskaloinnit ohjausryhmälle.

Projektipäällikkyys on rooli eikä titteli. Roolilla tarkoitetaan joukkoa vastuita, toimintoja ja valtuuksia, jotka on annettu henkilölle tai joukolle henkilöitä perustuen heidän osaamiseensa. Henkilöllä tai henkilöjoukolla voi olla useita rooleja. Projektipäällikön rooli vaatii kuitenkin omistautumista ja aikaa, ja siksi jotkut organisaatiot edellyttävät, että projektipäällikön pitää käyttää vähintään 80 prosenttia ajastaan roolin vaatimiin tehtäviin.

Projektipäällikkö on vastuussa projektin viestinnästä. Hän raportoi projektin tilan ohjausryhmälle ja hankkii tarvittavat päätökset. Projektipäälliköllä on oltava riittävät valtuudet pienten, projektin sisäisten muutosten tekemiseen, jotta varmistetaan projektin sujuva eteneminen.

Liiketoiminnan projektivastaava (Business Lead) on henkilö, jolla on valtaa ja kyky toimia projektin kasvoina liiketoiminnan suuntaan. Liiketoiminnan projektivastaavan päävastuu on antaa neuvoja projektin suunnittelun aikana ja varmistaa, että suunniteltu ja kehitetty ratkaisu vastaa liiketoiminnan määrittelemää tarvetta. Liiketoiminnan projektivastaava kantaa ison vastuun käyttöönottovaiheen toteuttamisesta yhdessä koulutusvastaavan kanssa.

Projektiryhmään kuuluvat tyypillisesti myös loppukäyttäjien edustaja (pääkäyttäjä, Super User, Key User), teknisistä ratkaisuista ja IT-palveluista vastaava henkilö (IT lead), prosessien omistajat sekä testauksesta ja laadun varmistamisesta vastaavat henkilöt. Ryhmässä tulee myös olla viestinnästä, osaamisen kehittämisestä ja kouluttamisesta vastuussa olevat henkilöt. Roolit ja vastuut määritellään viimeistään suunnitteluvaiheessa.

Palveluiden suunnittelu ja kehittäminen

Palveluiden kehittäminen käsittää uusien palveluiden ja kehitystoimenpiteiden esittämisen, suunnittelun ja toteuttamisen. Se saa kehitysaloitteita liiketoiminnan tarpeista, konseptien kehittämisen tuloksena, pääkäyttäjiltä tai loppukäyttäjäpalautteena. Palvelupäälliköt vastaavat palvelusuunnittelusta. Kehitys tapahtuu projekteina, koostettuina julkaisuina (versiot) tai yksittäisinä muutoksina.

SM_Model_of_Service_Development_FIKuvio 5.1.4 Palveluiden kehittämisen malli.

Kehittämisen ja projektien johtamisen pääroolit

  • Projektin omistaja
  • Prosessin Omistaja / Ratkaisun omistaja
  • Projektipäällikkö
  • Liiketoiminnan projektivastaava (Business Lead)
  • IT ratkaisuista ja palveluista vastaava (IT Lead)

Kehittämisen ja projektien johtamisen ohjaus

  • Projektin ohjausryhmä (Project Steering Group)
  • Kehitystoimisto (Development Management Office)
  • Projektitoimisto (Project Office)

Hyvän projektinhallinnan kriteerit

Jokainen projekti luokitellaan organisaatiolle sopivan kriteeristön perusteella. Kriteereinä voi olla esimerkiksi kustannus, ratkaisun monimutkaisuus, sen vaikutukset organisaatioon, perustietoihin (Master Data) tai integrointeihin, ratkaisun vaikutukset loppukäyttäjille ja asiakkaille, sekä vaikutukset olemassa oleviin toimintatapoihin. Mitä isompi ja monimutkaisempi projekti on kyseessä, sitä enemmän se tarvitsee huomiota.

Jokaisella projektilla on tarkoituksenmukainen ohjausryhmä ja hallintamalli. Projektisuunnitelma kuvaa projektiorganisaation roolit ja vastuut, projektinhallinnan menetelmät, omistajat ja muut sidosryhmät, suorituskykymittarit (KPIs), pakolliset tuotokset ja dokumentointi-menetelmät sekä seurannan ja raportoinnin.

Jokaisella projektilla on kokenut, tavoitteellinen ja liiketoimintalähtöinen projektin omistaja ja projektipäällikkö, joilla on kyky inspiroida ja motivoida ihmisiä. Kaikki projektit kohtaavat haasteita, joita projektin ohjausryhmän pitää käsitellä ja ratkoa projektin lopputuloksen kannalta parhaalla tavalla. Projektin omistajan roolina on varmistaa, että projekti sopii organisaation tarpeeseen, kun taas projektipäällikkö varmistaa, että projekti tuottaa laadukkaasti sovitut tuotokset.

Projektilla on päivitetty hyötylaskelma (Business case) ja projektisuunnitelma. Hyötysuunnitelma määrittää, onko projektilla liiketoiminnallista oikeutusta, ja siksi se tarkistetaan jokaisessa päätöksentekovaiheessa. Projektisuunnitelma validoidaan ja tarkistetaan hyötylaskelman mukaan. Suunnitelmasta näkee projektin vaiheet ja tuotokset, kuten myös projektin tehtävät aikatauluineen ja resursseineen.
Projektin tehtävänä on toimittaa ratkaisu, joka täyttää sekä lyhyen että pitkän aikavälin liiketoimintatarpeet ja perustuu luotettaviin ja helposti ylläpidettäviin sovelluksiin. Ratkaisun vaatimat IT-palvelut suunnitellaan ja toteutetaan ammattimaisesti palvelujohtamisen prosessien mukaisesti projektin IT-vastaavan (IT Lead) johdolla.

Liiketoiminta tarvitsee muutosjohtamista, viestintää ja koulutusta, jotta se voi hyötyä projektin lopputuloksista. Toimintamuutosten vaikutus on yksi projektiehdotuksen tärkeimmistä asioista ja se tulee huomioida jo ennen hankkeen virallista aloitusta. On tärkeää ottaa huomioon muutoksen laajuus ja suunta sekä henkilöstön asenteet muutosta kohtaan. Projektin omistaja, yhdessä liiketoiminnan projektivastaavan kanssa, on vastuussa muutoksen läpiviemisestä ja liiketoimintahyötyjen tuottamisesta.

 

Kehittämisen ja projektien johtamisen toiminnot ja vaiheet

Nopeasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä mahdollisuuksien tunnistamisesta ratkaisun viimeistelyyn kuluvan ajan täytyy olla lyhyt. Monissa tapauksissa kehittämistä voidaan tehdä ilman projektia; sarjana muutoksia tai koostettuna julkaisuna muutoksia kohdistuen prosessiin, ratkaisuun tai palveluun. Mikäli kehittäminen vaatii erillistä resursointia tai rahoitusta tai pitää sisällään erityisiä riskejä, on se syytä projektoida ja ottaa käyttöön projektijohtamisen päätösportit tukemaan riskienhallintaa.

Projektinhallinnan mallit koetaan usein monimutkaisina ja kömpelöinä. Tämän vuoksi Tietohallintomalli esittelee osin PMBOKiin ja PRINCE2:een perustuvan projektimallin, joka tarjoaa konkreettisen, vaiheisiin ja päätösportteihin perustuvan käytännöllisen ohjeistuksen projektin läpiviemiseksi. Ratkaisun toteuttamisessa suositaan ketteriä menetelmiä, kuten Scaled Agile Framework (SAFe) -viitekehys, jotka mahdollistavat iteratiivisen ja jatkuvan kehityksen sekä nopean oppimisen ja reagoinnin muutoksiin.

PM_Project_Model_FI

Kuvio 5.1.4 Kehittämisen ja projektimallin vaiheet.

 

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.