5.9

Julkinen hallinto

Kehittämistyön johtaminen ja hallinta

Johdon tehtävä on eriyttää organisaation tavanomaisesta tehtävävirrasta ainutkertaiset tehtävät, jotka voidaan tehokkaammin ja nopeammin suorittaa erikseen resurssoituina ja johdettuina projekteina. Projektien johtaminen poikkeaa muusta päivittäisjohtamisesta ja soveltuu erityisen hyvin organisaation palvelujen ja toiminnan kehittämiseen sekä muutoksien läpivientiin.

Toiminnan julkisuuden ja hyvän hallintotavan toteutuminen vaativat kehitystyön ohjaus- ja hallintatehtävien toteuttamista hyvien projektinhallintakäytäntöjen mukaisesti. Yksittäisten kehittämisprojektien hallinnan lisäksi organisaatioiden tulisi kiinnittää huomioita myös strategisen tason ja taktisen tason ohjaus- ja hallintakäytäntöjen kehittämiseen.  Projektien johtaminen on pääosin samankaltaista substanssitoiminnan sisällöstä ja kehittämiskohteesta riippumatta.

Projekteja käynnistettäessä on määriteltävä projektin välittömien tulosten lisäksi varsinaiset vaikuttavuustavoitteet ja muut tavoiteltavat hyödyt. Organisaation johdon ja tietohallintojohdon on tiiviin liiketoimintayhteistyön kautta vaikutettava siihen, että ensisijaisesti tehdään toimintaa kehittäviä hankkeita. Myös ”pakollisissa” versionvaihto- tai lakimuutoshankkeissa on saatava toiminnan tavoitteiden mukaiset hyödyt toteutettua. Kehitystyön johtamisen painopiste on asetettava hyötyjen realisointiin kustannusten johtamisen sijasta.

Hyötyjen johtaminen edellyttää substanssijohdon osallistumista kehittämistavoitteiden määrittelyyn, kehittämisprojektien käytännön ohjaukseen ja kehittämistulosten käyttöönoton läpivientiin. Tällöin substanssin asettamat höytytavoitteet ohjaavat kehitystä ja varmistavat käyttöönoton jälkeisen hyötyjen realisoitumisen. Hyödyt realisoituvat todennäköisimmin kun substanssiorganisaation johto ohjaa projekteja ja vastaa tulosten käyttöönotosta.

Organisaation hankesalkussa ovat kaikki samoja resursseja hyödyntävät projektit riippumatta niiden tietotekniikkaintensiivisyydestä. Jos organisaatiossa on useita hankesalkkuja, pitäisi niillä olla myös erilliset resurssit, joiden puitteissa hankesalkun hallinnasta päättävä johto voi toimia. Suositeltavaa on pyrkiä yhteen, hyvin vastuutettuun ja hoidettuun hankesalkkuun.

Julkisen hallinnon suositusten (www.jhs-suositukset.fi) ohjeistus täydentää hyvin Tietohallintomallin projektitoiminnan johtamisen ohjeistusta ja työkaluja erityisesti kehityskohteiden tunnistamisen, arvioinnin sekä muutosten toteutuksen valmistelun osalta.

Julkisen hallinnon projektien, hankkeiden ja ohjelmien suunnittelulla ja toteutuksella on vahva sidos vaalikausiin ja vuotuiseen taloussuunnittelun vuosikelloon. Päätöksentekijät asettavat ylimmän tason kehittämistavoitteita vaalikausittain. Suunnitelmat on valmisteltava osana monivuotista toiminta- ja taloussuunnittelua (TTS, Kuntastrategia ja taloussuunnitelma) sekä vuotuista budjetti- ja talousarviosuunnittelua ja niiden on sisällettävä taloussuunnittelussa tarvittavat tiedot (423/1988 Laki valtion talousarviosta, 1243/1992 Asetus valtion talousarviosta, 410/2015 Kuntalaki). Talousarviokäsittelyssä varmistuu kehittämishankkeiden resurssit. Jos toteutus sisältää hankintoja on huomioitava lait julkisista hankinnoista. Monivuotisissa kehittämishankkeissa on hankejohdon huomioitava resurssien varmistaminen myös hankkeen käynnistymistä seuraaville vuosille. Samoin on tarpeen huomioida kehittämishankkeilla saavutetut hyödyt, sitten kun ne saadaan realisoitua.

 

Kehitysprojektien perustelut

Hankesalkun hallintaan liittyy kaikkien kehitys- ja muutostarpeiden selvitys ja arviointi useissa vaiheissa, jotta vain oikeat hankkeet pääsevät toteutukseen.  Jokaisella aloitettavaksi esitettävällä projektilla on oltava toiminnallinen ja taloudellinen peruste. Perustelut ja niiden tueksi tarvittavat selvitykset vaihtelevat kehitysinvestoinnin syiden mukaisesti. Tavanomaisimpia syitä ovat välttämättömyysinvestoinnit (esim. lakimuutokset), varsinaisen toiminnan merkittävät muutokset, toiminnan vaikuttavuuden lisääminen, kustannusten alentaminen tai laajennus- & korvausinvestoinnit.

Välttämättömyysinvestoinnit on tehtävä – ne eivät vaadi kustannus- ja tuottoperusteluja. Toiminnan muutoksista johtuville kehitysprojekteille voidaan laskea kustannukset, mutta niitä ei perustella pelkästään investointien tuottovaatimuksilla. Julkisen hallinnon toiminnan muutoksilla haetaan harvoin lisääntyviä tuottoja vaan useimmiten niillä haetaan uusien tavoitteeksi asetettujen vaikutusten aikaansaamista tai parempia palveluja kansalaisille. Toiminnan tehostamiseen ja kustannusten säästämiseen tähtääville investoinneille on esitettävä investoinnin perustelevat kannattavuuslaskelmat. Kaikille investoinneille on laadittava hyötysuunnitelmat ja niiden toteutumista on seurattava. Hyötysuunnitelmassa esitetään niin rahassa mitattavat kuin muutkin investoinnilla tavoiteltavat hyödyt.

Organisaation taloushallinto ja johdon raportointijärjestelmät ovat hyviä tietolähteitä nykytilan kustannusten selvityksessä. Tietoteknisisissä hankkeissa tietohallinnon on pystyttävä suunnittelemaan resurssitarpeet riittävän tarkasti, jotta kokonaisinvestointikustannukset voidaan suhteuttaa arvioituihin hyötyihin. Kustannusten ja hyötyjen suhdetta käytetään hankesalkun priorisoinnissa. Luotettavat suunnitelmat ovat tärkeitä myös suhteutettaessa käynnistettäviä hankkeita olemassa oleviin resursseihin.

Yhtenäisesti kuvattujen hyötylaskelmien perusteella päätöksentekijät pystyvät arvottamaan ja vertaamaan kehitystarpeita, vaikka perustelut olisivatkin osin keskenään yhteismitattomia. Projektien valmistelussa tarkennetaan hyötylaskelma, ja samalla dokumentoidaan projektin välittömien tulosten lisäksi projektilla varsinaisesti tavoiteltavat hyödyt. Tavoiteltavien hyötyjen selkeä kirjaaminen valmisteluvaiheessa auttaa projektijohtoa projektin kuluessa, käyttöönotossa ja organisaation johtoa projektin päättymisen jälkeen realisoimaan suunniteltuja hyötyjä. Tavoitteiden kirjaaminen on välttämätöntä myös jälkiarviointien tekemiseksi johdon katselmointeihin.

Kaikille hankkeille on myös oltava omistaja. Hankkeille on määritettävä selkeät ohjaus- ja vastuusuhteet sekä myös tunnistettava kaikki toiminnalliset sidosryhmät. Koska kehittäminen tapahtuu harvoin vain yhden yksikön sisällä, on pyrittävä tunnistamaan myös hankkeeseen liittyvät sidosryhmät ja toimijat. Tietojärjestelmien hyvä hyödyntäminen vaati usein yhteentoimivuutta muiden toimialojen tietojärjestelmien kesken, joten tämänkin vuoksi on välttämätöntä kommunikoida eri toimialojen kanssa.

Tietohallintolaki (Laki Julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta 10.6.2011/634) edellyttää, että valtionhallinnon virastot hankkivat ennen projektin käynnistämistä valtiovarainministeriön lausunnon merkittävistä tietojärjestelmäprojekteistaan (yli 5 miljoonan euron projekti tai laaja toiminnallinen merkitys). Lausuntoa varten hankkeista tulee tehdä yhteisen arviointikehikon mukainen arviointi ja arviointiraportti.

Näiden merkittävien tietojärjestelmähankkeiden onnistumisen tukemiseksi on luotu arviointimenetelmä (http://vm.fi/hankearvioinnit-ja-lausunnot), jota myös kuntatoimijat voivat soveltaa. Arvioinnin tavoitteena on varmistaa, että toteutettavilla hankkeilla on onnistumisen edellytykset ja että tietojärjestelmäinvestoinneilla saavutetaan tavoiteltava vaikuttavuus, tuottavuus ja yhteen toimivuus.

Pysyvän organisaation johdon on johtamistoimillaan varmistettava hyötyjen realisoituminen, kun kehittämishankkeen päätyttyä tulokset ja vastuu on siirretty projektiorganisaation johdolta pysyvän organisaation vastuulle. Hyötylaskelmassa esitettyjen hyötyjen saavuttaminen on arvioitava. Arviointi on tehtävä riittävän kauan projektin päättymisen jälkeen, jotta vaikutukset ovat todettavissa ja hyödyt on ehditty realisoida. Samalla on kartoitettava uudistuksen mahdollisesti synnyttämät optiohyödyt ja tehtävä suunnitelmat niiden hyödyntämiseksi.

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.