5.3

Liiketoimintaprosessien kehittäminen

Prosessien kehittämisessä on kyse organisaation työskentelytapojen parantamisesta tunnistamalla ja luomalla toistettavat työnkulut, joilla saadaan aikaan parhaat tulokset. Prosessien kehittämisellä on monia tavoitteita: resurssien tehokkaampi käyttö (aika, raha, raaka-aine ja työ), tuotteiden, palvelujen ja datan parempi laatu, sekä markkinoiden tarpeisiin vastaaminen. Menestyvät organisaatiot pyrkivät prosessien jatkuvaan parantamiseen pääkäyttäjien ja prosessin omistajien verkostojen avulla.

Jotkut organisaatiot käyttävät mieluummin termiä liiketoimintakyvykkyys (Business Capability) kuin prosessi. Liiketoimintaedellytyksellä on laajempi merkitys. Se sisältää prosessit, sovellukset ja niitä tukevat palvelut ja osaamiset. Lisätietoa liiketoimintaprosessien kehittämisestä löytyy kappaleesta 2, Toiminnan kehittäminen.

Liiketoimintaprosessien kehittäminen (kappaleessa Toiminnan kehittäminen)

Liiketoimintaprosessien jatkuva kehittäminen on tärkeää yrityksille, jotta ne pystyvät parantamaan toimintansa laadukkuutta, vähentämään kustannuksia ja palvelemaan asiakkaitaan paremmin. Tehokkaasti toimivat liiketoimintaprosessit käyttävät mahdollisimman niukasti resursseja (aika, raha, raaka-aine ja työ) mutta pyrkivät samalla aikaansaamaan parhaat mahdolliset tuotokset. Prosessien kehittäminen liittyy läheisesti liiketoimintavalmiuksien kehittämiseen (Business Capability Development) kokonaisarkkitehtuurin osa-alueella.

Prosesseja voidaan kehittää sisältä päin siten, että tavoitteena on tarpeettoman työn ja resurssien tuhlaamisen lopettaminen. Digitalisaation myötä tavoittena pitäisi kuitenkin olla ulkoisten ekosysteemien ehdoilla tapahtuva kehittäminen. Kun liiketoimintaprosesseja kehitetään asiakkaan näkökulmasta asiakaspolkujen kartoittamisen (Customer Journey Mapping) periaatteilla, voidaan samalla luoda uusia palveluita asiakkaalle sekä parantaa asiakastyytyväisyyttä.

Liiketoimintaprosessien kehittäminen on jatkuvaa toimintaa ja edellyttää, että yrityksessä on vahva prosessikulttuuri, jota tukee yrityksen prossikehittämisen periaatteet. Lisäksi pääprosessille tulee asettaa tavoitteet sekä nimittää omistajat. Prosessin omistaja on vastuussa prosessin arvioinnista sekä jatkuvasta kehittämisestä.

Klassinen lähestymistapa aloittaa liiketoimintaprosessien mallintaminen on kartoittaa nyky- ja tavoitetila. Näiden kahden tilan välisen eron ymmärtäminen tukee organisaation muutoksen johtamista ja auttaa määrittämään tietojärjestelmien kehittämistarpeet.

Moderni lähestymistapa perustuu siihen, että määritellään arvoa lisäävät toiminnot, jotka mahdollistavat ketteryyden ja säästävät siten aikaa ja vähentävät kompleksisuutta. Tätä lähestymistapaa noudatettaessa tavoitetila kuvataan (uusina) liiketoimintavalmiuksina, joita tarvitaan arvoa kasvattavien toimintojen luomiseksi. Nykytila voidaan kuvata tunnistamalla vanhentuneet sekä hyödyttömät aktiviteetit, joista haluamme päästä eroon tai jotka pitää automatisoida.

ed_businessprocesslevels_fi

Kuvio 2.7.1 Prosessimääritttelyn tasot ja tarkoitus.

Liiketoimintaprosessien mallintaminen tapahtuu eri tasoilla: ensimmäinen ja toinen taso vastaavat pääosin koko viitekehyksen luomisesta ja siitä, että pääprosessivaiheet ja tarvittavat liiketoimintavalmiudet ovat kuvattuina. Kolmannella tasolla puolestaan kuvataan roolikohtaiset toiminnot sisältäen informaatiovirrat.

Liiketoimintaprosessien dokumentoinnissa on tärkeää ottaa huomioon kohdeyleisö ja tarkoitus. Hyvä käytäntö on erottaa esitys- ja koulutusmateriaalit yksityiskohtaisesta ratkaisuarkkitehtuuridokumentaatiosta, jota tarvitaan esim. tietojärjestelmien kehittämisessä.

Käyttäjätarinat (User Story) sekä asiakaspolut (Customer Journey) ovat tyypillisiä ketterän kehittämisen ja digitalisoinnin menetelmiä, jotka vaativat erilaisia tapoja kartoittaa prosesseja sekä tunnistaa ja viestiä keskeisiä vaatimuksia paremmin.

Liiketoitoimintaprosessien mallintaminen tapahtuu yleensä järjestämällä fasilitoituja työpajoja pääsidosrymien kanssa. Fasilitaattori varmistaa, että prosessit määritellään ja dokumentoidaan oikeassa muodossa. Prosessin omistajan vastaa  prosessisuunnittelun päättämisestä. Fasilitointityökalut, jotka mahdollistavat ajasta ja paikasta riippumattoman yhteistyön voivat merkittävästi nopeuttaa kehitystyötä ja samalla vähentää kustannuksia.

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.