5.5

Suunnittelu ja sitouttaminen

Päätös projektin aloittamisesta tapahtuu ennen vaihtoehtojen kartoitusvaihetta (Conceptualization), jossa esiselvitys muutetaan toteuttamiskelposeksi suunnitelmaksi ratkaisusta.  Työpajat sekä projektin ohjausryhmän hyväksyntä konseptille auttavat liiketoiminnan sitouttamisessa. Konsepti toimii myös ratkaisun kehittäjien tarvitsemien liiketoimintavaatimusten pohjana.

Projektiehdotus täydennetään projektisuunnitelmaksi valmisteluvaiheen aikana. Projekti- ja ohjausryhmien tulee huomioida seuraavat asiat projektisuunnitelmaa varten:

  • projektin toteutusmalli (hanke, projekti, pienprojekti)
  • organisaation muutosvalmius
  • resursointi, kustannukset ja riippuvuudet muihin projekteihin
  • riskit ja vaatimukset riskienhallintatoimenpiteille
  • välttämättömät tuotokset (must-have deliverables), jotka korreloivat toteutusmallin kanssa
  • realistinen aikataulu perustuen kaikkeen edellä mainittuun

 

Projektin tehokas valvonta ja johtaminen edellyttävät, että välttämättömät tuotokset on määritelty ja että hyväksymiskriteereistä on sovittu. Jokainen projektin vaihe päättyy porttikatselmointiin, jossa validoidaan hyötylaskelma, tarkistetaan tuotokset ja arvioidaan tulevat tarpeet. Projektin ohjausryhmäkokoukset keskittyvät projektin senhetkiseen tilaan, kun taas porttikatselmoinnit arvioivat projektin laatua ja validiteettia.  Porttikatselmoinneissa annetaan myös neuvoja sekä hoidetaan resursointia seuraavaa projektivaihetta varten.

 

PM_Dynamics_of_Project_Meetings_FI

Kuvio 5.5.1 Projektikokousten työnjako.

 

Projektin kustannusarvio ja liiketoiminnallisten muutosten tarpeet tarkentuvat suunnitteluprosessin tuloksena. Muutossuunnitelma sisältää roolikuvausten muutokset, kuten myös muutokset nykyisiin prosesseihin ja järjestelmiin. Projekti saa asianmukaiset suorituskykymittarit (KPI) kuten myös suunnitelmat viestinnälle, laadunhallinnalle ja organisaatiomuutokselle. Projektin ohjausryhmä hyväksyy vaihtoehtojen kartoitus -portin (G0), kun taas suunnitteluportin (G1) hyväksyntä pitää lisäksi saada projektisalkun ohjausryhmältä. Salkunhallinnan ohjausryhmä myöntää rahoituksen ja päättää päätöksenteon rajauksista koko loppuprojektille perustuen kaikkeen saatavilla olevaan tietoon.

Projektin eri vaiheissa toistuvia hallinnollisia tehtäviä ovat muutosjohtaminen ja viestintä, laadunvarmistaminen, riskien ja valmiuden arviointi sekä arkkitehtuuriarviot.

 

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.