3.9

Julkinen hallinto

Strategia ja toimintamalli

Monet julkisen hallinnon yksiköt laativat strategisia pitkän tähtäyksen (yli neljän vuoden mittaisia) suunnitelmia. Samaa pidemmän aikavälin suunnittelua tukee toiminta- ja taloussuunnitelmakäytäntö. Sektori- ja toimintakohtaista lainsäädäntöä kehitetään ja se vaikuttaa keskeisesti julkisen hallinnon yksiköiden toiminnan kehittämiseen. Monet keskeiset strategiset valinnat on kirjoitettu lainsäädäntöön. Tietohallintoja ohjaa osaltaan julkisen hallinnon tietohallintostrategia ja sen toimeenpano.

Merkittävä osa julkisen hallinnon yksiköiden hallintoperiaatteista ja käytännöistä on kirjoitettu lakeihin ja säädöksiin. Tämä koskee myös julkisen hallinnon organisaatioiden tietohallinnon toimintaa.  Vaikka julkisen hallinnon säädösperusta otetaan huomioon, antaa se mahdollisuuden ohjata julkisen hallinnon yksikön tietohallintoa Tietohallintomallin hyvien tietohallintoperiaatteiden mukaisesti.

 

Kokonaisarkkitehtuuri

Tietohallintolain (Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta 10.6.2011/634) mukaan julkisen hallinnon viranomaisen, kunnat mukaan lukien, on suunniteltava ja kuvattava kokonaisarkkitehtuurinsa. Julkisessa hallinnossa käytetty kokonaisarkkitehtuurin suunnittelumenetelmä (JHS 179) jäsentää kokonaisarkkitehtuurin toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologianäkökulmiin sekä arkkitehtuurin suunnittelua ohjaaviin yhteisiin periaatteisiin. Kokonaisarkkitehtuurin periaatteisiin kuuluu, että kokonaisarkkitehtuurin avulla hallinnoitava sisältö suunnitellaan toiminnan tarpeista, johon vaikuttavat olemassa olevat säädökset, organisaation itselleen asettamat säännöt sekä erilaiset toiminnan järjestämismallit ja palveluiden tuotantomallit. Julkisen hallinnon arkkitehtuuriperiaatteiden (2012) mukaisesti organisaation toimintaa on kehitettävä osana koko julkista hallintoa. Toiminnassa ja kehittämisessä on systemaattisesti otettava huomioon koko yhteiskunnan kokonaisetu.

Kokonaiskuvausta hyödynnetään organisaation tavoitteiden ja niiden toimeenpanon suunnittelussa, kehitystyön kohdentamisessa ja kehityksen aiheuttaman muutoksen tunnistamisessa. Kokonaisarkkitehtuurin tarjoaman kokonaiskuvauksen avulla on mahdollista myös paremmin varmistaa, että kehityshankkeille asetetut tavoitteet toteutuvat.

Tietohallintolain mukaan julkisen hallinnon viranomaisten on otettava oman kokonaisarkkitehtuurinsa suunnittelussa huomioon julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin ja toi­mialakohtaisten kokonaisarkkitehtuurien tuottamat yhteentoimivuuden kuvaukset ja määritykset (mm. kohdealueiden sidosarkkitehtuurit, kansallinen palveluarkkitehtuuri). Tämän mahdollistamiseksi Suomen julkisessa hallinnossa on organisoitu koko julkisen hallinnon toimintakohtaisten kokonaisarkkitehtuurien suunnittelu- ja ylläpitorakenne: ”julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri”.

Kokonaisarkkitehtuuria hallitaan kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin avulla, jossa määritellään kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen, hyödyntäminen ja ylläpito osana julkisen hallinnon organisaation toimintaa. Arkkitehtuurin hallintamallissa määritellään arkkitehtuurinhallinnan roolit, vastuut, organisointi sekä sen ohjaus- ja toimintamalli. Kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli tulee olla jokaisella julkisen hallinnon organisaatiolla, jotta se voi toteuttaa mm. tietohallintolaissa säädettyjä vaatimuksia. Kokonaisarkkitehtuurin toteutuksesta ja ylläpidosta organisaatiossa vastaa se toimielin, joka vastaa organisaation hallinnosta (esimerkiksi kunnissa kokonaisarkkitehtuurin hallinnasta vastaa kunnanhallitus, koska se vastaa kuntalain 38 §:n nojalla kunnan hallinnosta). Kokonais­arkkitehtuu­rin hallintaprosessi tulee jäsentää osaksi organisaation toiminnan vuosikelloa.

Kokonaisarkkitehtuuri_osana

Kuvio 3.9.1 Kokonaisarkkitehtuuri osana strategia- ja toiminnan suunnitteluprosessia sekä tavoitteiden toimeenpanoa.

Organisaation johto asettaa kehittämisen vaatimukset strategiaprosessin mukaisesti. Visio ja strategia sekä toiminnan ja talouden suunnittelu ohjaavat arkkitehtuurin kehittämistä. Arkkitehtuurin suunnittelun tulokset toteutetaan toiminnan ja talouden suunnittelun kautta käynnistettävinä kehittämishankkeina. Arkkitehtuurin avulla hallitaan kokonaisuutta ja arkkitehtuuri toimii yhtenä hankesalkkuun toteutettavaksi valittavien hankkeiden valintaperusteena. Arkkitehtuurilla myös ohjataan yksittäisen hankkeen suunnittelua ja hankkeessa kehitettävien toimintoprosessien ja tietojärjestelmien suunnittelua. Toimintoprosessien ja tietojärjestelmien kehittämisen ja käyttöönoton kautta arkkitehtuurin tavoitetila muuttuu nykytilaksi.

Hyötyjen saavuttamiseksi organisaatioiden tulee suunnitella kokonaisarkkitehtuurinsa kehittäminen ja kokonaisarkki­tehtuurin hallinnan käyttöönotto. Kokonaisarkkitehtuurin kehittämisessä voi hyödyntää julkisen hallinnon kokonais­arkkitehtuuriin sisältyviä itsearviointimenetelmiä (Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin kypsyystasomalli) organi­saation omien tavoitteiden tukena.

Kokonaisarkkitehtuurin hallinnassa sovittujen käytäntöjen toteutumiseksi ja linjausten käytön varmistamiseksi hallinta­malliin liittyvät tehtävät tulisi julkisen hallinnon organisaati­ossa virallistaa organisaatioiden työjärjestyksiin tai hallinto- ja johtosääntöihin.

 

Tavoitteen asettaminen ja mittaaminen

Strategisen tason tavoitteet, niiden saavuttamiseksi tarvittavat toimenpiteet ja niiden saavuttamista mittaavat mittarit asetetaan useaksi vuodeksi. Strategisia tavoitteita ja suunnitelmia tulee tarkastella ja ylläpitää vuosittain. Julkisessa hallinnossa strategiakausi on tyypillisesti neljän vuoden mittainen, mutta budjetointi tehdään kalenterivuosittain (Laki ja asetus valtion talousarviosta sekä Kuntalaki).

Tietohallinnon on tunnistettava liiketoimintayhteistyön osapuolet ja oltava aktiivisesti mukana organisaationsa suunnittelutyössä. Näin tietohallinnolle syntyy mielekkäät tavoitteet ja toisaalta tietotekniikan mahdollistamat hyödyt osataan ottaa suunnittelussa huomioon ja tietohallinnon tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavat resurssit saadaan hyväksytettyä päätöksentekoelimissä.

Tietohallintostrategia päivitetään kerran vuodessa kiinteässä vuoropuhelussa organisaation johdon kanssa. Tietohallinnolle tavoitteita asettaa organisaatio, jota se palvelee. Tietohallintostrategiassa huomioidaan myös strategisten toiminnan ja palvelujen kehittämishankkeiden suunnitelmat sekä alueelliset ja valtakunnalliset kehitysvaatimukset. Tietohallintostrategian tavoitteet asetetaan yhdensuuntaisesti tukemaan organisaation strategisten tavoitteiden saavuttamista. Mikäli organisaatio on huomioinut tietohallinnon tavoitteet strategiassaan, voidaan siitä suoraan johtaa tietohallinnon toimenpidesuunnitelma ilman erillistä tietohallintostrategiaa.

Strategia_organisaatio

Kuvio 3.9.2 Organisaation strategiasta tietohallinnon toimintasuunnitelmaan.

Toiminnan suunnittelussa ja johtamisessa organisaation jatkuva toiminta erotetaan organisaation toiminnan tai tuotteiden kehittämisestä. Normaalin, jatkuvan toiminnan tavoitteet asetetaan ja niihin pyritään päivittäisjohtamisen keinoin. Kehitystavoitteet asetetaan jatkuvasta toiminnasta erillisinä ja niihin pyritään kehityshankkeiden sekä -projektien johtamisen keinoin.

Tietohallinnon suunnittelu ja päätöksenteko on sopeutettava koko organisaatioyksikön aikatauluihin ja vuosikelloon. Julkishallinnossa vuotuinen taloussuunnittelu- ja ohjaus määrittää perusajoituksen. Vuosisuunnittelussa strategiasuunnitelman ensimmäinen vuosi tarkennetaan toiminta- ja taloussuunnitelmaa laadittaessa organisaation johdon kanssa käytävässä vuoropuhelussa tietohallinnon vuositavoitteiksi. Tietohallintomalli suosittelee keskeisten tapahtumien ja ajoituksen merkitsemistä vuosikalenteriin toiminnan synkronoinnin ja tiedottamisen vuoksi.

 

Vuosikello

Kuvio 3.9.3 Kuva tietohallinnon vuosikellosta.

Tavoitteiden asettamisen yhteydessä tietohallinnon on sovittava mittareista, joilla tavoitteiden saavuttamista mitataan. Tavoitteita asetettaessa on jo sovittava tunnusmerkeistä, joiden perusteella voidaan todeta tavoite osittain tai kokonaan saavutetuksi. Luotettavien tulosten ja vertailukelpoisuuden saavuttamiseksi on mittareiden määrittely tehtävä huolellisesti.

Mittareita on määriteltävä riittävästi, mutta ei liikaa. Tavoitteiden saavuttamisen ja ohjauksen kannalta keskeiset tekijät on saatava tasapainoisesti huomioitua. Toisaalta liian laaja mittaristo vie huomion olennaisesta ja on kallista ylläpitää. Turhien kustannusten välttämiseksi on päätöksenteosta ja mittaustuloksiin reagoinnista vastuullisen henkilön säännöllisesti kyseenalaistettava mittaamisen tarpeellisuus. Tietohallinnon on tarpeen määritellä myös mittareita, joiden perusteella se voi ennakoida tavoitteiden saavuttamista ja siten ohjata toimintaa suunnitellun ajanjakson sisällä.

Jokaiselle mittarille asetetaan suunnitteluajanjaksoittain tavoitearvo ja päätöksiä vaativat raja-arvot.   Tietoon perustuvassa johtamisessa pidemmälle ehtineen organisaatiot analysoivat mitattujen tulosten historiaa ja lisäksi valitsevat omien mittaustulosten vertailukohdaksi alan parhaiden toimijoiden vastaavat toteuma-arvot.

Tietohallinnon tavanomaisimpia mittareita ovat:

  • Kustannukset (sovellusalueittain, kehityshankkeittain ja perustietotekniikka omanaan),
  • Tärkeimpien projektien projekti-indikaattorit (esim. liikennevalot määriteltynä resurssien, aikataulun ja tulosten suunnitelman mukaisuudella),
  • IT-palvelukyky tietohallinnon palveluittain tai palvelukoreittain,
  • Tyytyväisyys (päättäjät, käyttäjät, työntekijät, tuentarvitsijat tukipalvelujen ratkaisuihin),
  • Kokonaisarvio tietohallinnon toiminnasta ja palvelukyvykkyydestä.

 

Yksittäisistä mittareista voidaan koota käyttötarkoituksen mukaan mittaristoja. Tietohallinnon mittaristo koostuu organisaation tietohallinnolle asettamien tavoitteiden saavuttamisen mittaamisesta, tietohallinnon tuottamien palvelujen laadun mittaamisesta ja tietohallinnon sisäisen tehokkuuden mittaamisesta.

Mittaristoja voidaan käyttää tietohallinnolle asetettujen tavoitteiden saavuttamisen viestimiseen eri sidosryhmille ja tietohallinnon johtamiseen. Mittariston ajantasaisuus ja havainnollisuus varmistaa että tarvittaviin toimenpiteisiin voidaan viipymättä ryhtyä.

 

Laadunariviointi_ja_mittarit

Kuvio 3.9.3 Laadunarviointimallin (CAF) kytkentä tietohallinnon mittareihin, esimerkkinä prosessit.

Tietohallinnon toiminnan ja tulosten mittaamisen viitekehyksenä julkisessa hallinnossa voidaan käyttää CAF-arviointimallia (Common Assessment Framework), joka on EU-jäsenmaiden yhteistyönä kehitetty julkisen sektorin organisaatioiden laadunarviointimalli.

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.