3.3

Ohjaus, tavoitteet ja viestintä

Tietohallintoa tulee johtaa ja arvioida samalla tavalla kuin mitä tahansa liiketoimintayksikköä: tietohallinnolla ja toiminnan kehittämisellä pitää olla selkeät ja mitattavat tavoitteet, joiden toteutumista seurataan. Tavoitteet asetetaan erikseen koko tietohallinnolle, sen osatoiminnoille ja organisaatioyksiköille, sekä yksittäisille henkilöille. Tavoitteet perustuvat IT-strategiaan ja liiketoimintatavoitteisiin. Tietohallinnon johtajistosta koostuva johtoryhmä valmistelee tavoitteet ja liiketoiminnan edustajista koostuva ohjausryhmä hyväksyy ne.

Mittaaminen lisää toimintojen läpinäkyvyyttä ja kannustaa saavuttamaan tavoitteet. Tietohallinnon suorituskykyä mitataan asiakastyytyväisyyden, kustannustehokkuuden ja kehitystavoitteiden toteutumisella. Asiakastyytyväisyyttä mitataan yleensä erillisillä loppukäyttäjä- ja päätöksenteko-kyselyillä. Päätöksentekijöiltä odotetaan loppukäyttäjiä enemmän palautetta tietohallinnon kyvystä luoda arvoa liiketoiminnalle.

Tietohallinnon pitää kommunikoida eturyhmille tietohallinnon saavutuksista ja tulevista aktiviteeteista selkeästi ja usein. Johtamistoimiston vastuulla on viestintäsuunnitelman ja siihen kuuluvien tehtävien tekeminen. Viestintäsuunnitelma määrittää tavoitteet, kohdeyleisön, välineet, aikataulun ja viestinnän vastuut. Viestintäsuunnitelma varmistaa, että viestit kohdistetaan ja ajoitetaan oikein, ja samalla huomioidaan eri eturyhmien tarpeet.

Ohjaus, tavoitteet ja viestintä (kappaleessa Toiminnan kehittäminen)

Toiminnan kehittäminen näkyy kaikilla organisaatiotasoilla, mutta siihen liittyvä kontrolli ja päätöksenteko kuuluvat tietohallinnon ohjausryhmälle (IT Steering Group). Tietohallinnon ohjausryhmä toimii vakituisena toimintona projekti- ja palvelusalkun ohjausryhmien rinnalla. Kolmas ohjausryhmä on muutoskomitea (Change Advisory Board, CAB). Se raportoi tietohallinnon ohjausryhmälle ja huolehtii olemassa olevien palveluiden muutosjohtamisesta. Näiden ohjausryhmien lisäksi tarvitaan myös projekti- ja hankekohtaisia ohjausryhmiä.

Kaikkien pääliiketoimintojen pitää olla edustettuina tietohallinnon ohjausryhmässä. Tietohallinnosta vastuussa oleva yrityksen johtoryhmän jäsen toimii puheenjohtajana. Asialistan valmistelee tietohallintojohtaja (CIO). Tietohallinnon ohjausryhmä asettaa tavoitteet tietohallinnolle ja johtaa yhteydenpitoa liiketoiminnan ja tietohallinnon välillä.

Tietohallinnon ohjausryhmä on vastuussa kaikista aloitteista, jotka liittyvät toiminnan kehittämiseen. Se myös valmistelee ja esittelee ehdotuksia yrityksen hallintomallissa määriteltyihin päätöksentekoelimiin. Käytännön tasolla tietohallinnon ohjausryhmä on kuitenkin ylin päätöksentekoauktoriteetti.

Suurilla ja erittäin suurilla yrityksillä on tyypillisesti ohjausryhmiä, jotka helpottavat ja tukevat IT-toimintojen johtamista. Hankintatoimen ohjausryhmän (Sourcing Steering Group) puheenjohtaja on hankintatoiminen johtaja (tai hänen puuttuessa talousjohtaja, CFO), ja esityslistan tekee IT-hankinnoista vastaava johtaja. Yrityksen kehitysjohtaja toimii puheenjohtajana projektisalkun ohjausryhmässä ja esityslistan esittelee tietohallinnon kehitystoimiston (Development Management Office, DMO) tai projektitoimiston (Project Management Office, PMO) johtaja.

Palvelusalkun ohjausryhmän puheenjohtaja on yrityksen operatiivinen johtaja (COO), ja esityslistan asettaa IT-palveluiden johtaja (Head of Services). Tietohallintojohtaja johtaa tietohallinnon johtoryhmää, joka on vastuussa tietohallinto-organisaation päätöksenteosta.

ED_IT_Governance_Model_v3_FI

Kuvio 2.3.1 IT hallintomalli.

Tietohallinnon ohjausryhmä

Tietohallinnon ohjausryhmä on tietohallinto-organisaation ylin päätöksentekoelin. Sen vastuulla on strategian, arkkitehtuurin, vuosittaisten toimintasuunnitelmien ja muiden ohjaavien periaatteiden hyväksyminen. Se hyväksyy myös muutokset tietohallinnon toimintamalliin ja organisaatiorakenteeseen. Tietohallinnon ohjausryhmää johtaa henkilö, jolla on vastuu tietohallinnosta yrityksen johtoryhmässä. Tietohallinnon ohjausryhmässä pitäisi olla edustajat kaikista suurista liiketoimintayksiköistä ja/tai toiminnoista. Tietohallinnon johtoryhmä tukee tietohallinnon ohjausryhmää ja valmistelee aiheet tämän hyväksyttäviksi. Tietohallinnon johtoryhmää johtaa tietohallintojohtaja ja se koostuu tietohallinnon toimintojen vetäjistä.

Projektisalkun ohjausryhmä

Projektisalkun (myös: hanke- tai ohjelmasalkun) ohjausryhmä valvoo ja valtuuttaa projektit sekä ohjaa niitä koko elinkaaren ajan mukaan lukien liiketoiminnan hyötyjen realisoimisen. Se tarkastelee salkun liiketoimintalähtöisyyttä, päättää aloitteiden tärkeysjärjestyksestä ja ratkaisee eturistiriitoja resurssien kohdentamisessa. Se seuraa projektien tilaa ja hyväksyy tai hylkää projektin jatkumisen projektin tarkastuspisteissä. Projektisalkun ohjausryhmää tukee kehitys- tai projektitoimisto (DMO/PMO), joka ylläpitää ajanmukaista projektisalkun tilannenäkymää, jossa näkyy jokaisen projektin laajuus, aikataulu sekä kustannukset.

Palvelusalkun ohjausryhmä

Palvelusalkun ohjausryhmä hallitsee palvelukehitystä ja palveluiden elinkaarta. Se tarkastelee, hyväksyy tai hylkää kehitystoimenpiteet, jotka liittyvät uusiin palveluihin tai ovat merkittäviä päivityksiä nykyisiin palveluihin. Ohjausryhmä varmistaa, että

  • palvelut vastaavat liiketoiminnan tarpeita ja ne ovat linjassa tietohallinnon strategian kanssa
  • palveluiden toteutuma on halutulla tasolla
  • uudet palvelut kehitetään tehokkaasti ja
  • resurssit ja kulut optimoidaan.

Palvelusalkun ohjausryhmän puheenjohtajana pitäisi toimia yrityksen operatiivinen johtaja (Chief Operating Officer, COO) tai joku toinen johtoryhmätason liiketoiminnan edustaja.

Muutoskomitea

Muutoskomitea on vastuussa pyydettyjen muutosten hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Se varmistaa, että operatiivinen laatu ei kärsi heikosti suunniteltujen, toteutettujen tai riittämättömästi testattujen muutosten takia. Muutoskomitea on vastuussa muutospyyntöinä toteutettavien muutosten hallinnasta jo olemassa olevien palveluiden osalta, kun taas kehitystoimisto vastaa laajamittaisista muutoksista, jotka toimitetaan uusina versioina ja projekteina. Muutoskomitean puheenjohtajana on muutosjohtaja ja jäseniä ovat pääkäyttäjät, jotka edustavat liiketoimintaa sekä palvelun omistajat.

Projektin ohjausryhmä

Projektin ohjausryhmä huolehtii yksittäisen projektin seuraamisesta ja ohjeistamisesta. Se on valtuutettu tekemään projektiin liittyviä päätöksiä hyötylaskelmassa (Business Case) määriteltyjen kriteerien mukaisesti esimerkiksi projektin laajuuden, aikataulun ja budjetin osalta.

Projektin ohjausryhmän puheenjohtajana toimii rooliin nimetty projektin omistaja ja kokousten sisällön valmistelusta vastaa projektipäällikkö. Projektin ohjausryhmä perustetaan projektin valmisteluvaiheessa ja se toimii projektin lopettamiseen asti. Ohjausryhmään tulisi kuulua kaikki merkittävimpien sidosryhmien edustajat. Projektin ohjausryhmä raportoi projektisalkun ohjausryhmälle.

Palvelun- ja toimittajahallinnan ohjausryhmä

Palvelunhallinnan ohjausryhmä edustaa palvelun- ja toimittajanhallinnan taktista tasoa ja sen puheenjohtajana toimii palvelupäällikkö. Ohjausryhmään kuuluu edustajia liiketoiminnan puolelta (pääkäyttäjä) sekä toimittajaorganisaatiosta (Toimittajan palvelupäällikkö, Delivery Service Manager).

Toimittajahallinnan ohjausryhmä (Vendor Steering Group) edustaa strategisella ja taktisella tasolla toimittajien hallintaa. Sen päävastuu on kehittää palveluita siten, että ne soveltuvat paremmin liiketoiminnan tavoitteisiin ja tarpeisiin. Toimittajahallinnan ohjausryhmän puheenjohtajana toimii palvelunomistaja tai hankintapäällikkö silloin, kun toimittajan palvelutarjonta on hyvin laaja ja kattaa useamman palvelunomistajan.

ED_IT_Management_System_FI

Kuvio 2.3.2 Havainnekuvio tietohallinnon mittaristosta liiketoiminnalle.

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.