3.5

Organisaatio ja osaamisen kehittäminen

Organisaation ja osaamisen kehittämisen tavoitteet voidaan jakaa kahteen osaan:

  1.   IT-toimintamallia tehokkaasti toteuttavan organisaation muodostaminen.
  2.   IT-strategian ja tavoitteiden kanssa linjassa olevan osaamisen kehittäminen.

 

Tietohallinnon toiminnot voidaan järjestää monin eri tavoin riippuen yrityksen rakenteesta, strategiasta, johtamismallista sekä liiketoiminta-alueista. Tietohallinto voi olla keskitetty, hajautettu tai sekoitus molempia. Lisäksi laajoja osia tietohallinnon toiminnoista voi olla tarkoituksenmukaista ulkoistaa eli ostaa palveluna ulkopuolisilta toimijoilta.

Kaikissa vaihtoehdoissa tietohallinto on järjestetty neljään toimintoon. (katso kuvio 3.5.1, Tietohallinto-organisaatio).  Tietohallinnon ohjausryhmä, tietohallintojohtaja, tietohallinnon johtoryhmä sekä projekti-ja palvelusalkun ohjausryhmät muodostavat yhdessä hallintoelimen. Liiketoimintayhteistyön tietohallintojohtajat kehittävät toimintaa yhdessä liiketoiminnan kanssa. Kehittäminen kattaa projekti- ja julkaisupohjaisen ratkaisut, kun taas palvelut johtaa ja ylläpitää jatkuvasti toiminnallista tietohallintoa. Nykyaikaisissa ja lean-ajatteluun pohjautuvissa tietohallinto-organisaatioissa kaikissa neljässä toiminnossa työskentelee suurin piirtein sama määrä ihmisiä, koska suurin osa palveluista ja ratkaisuista hankitaan palveluna.

SG_Elements_of_IT_Organization_v2_FI

Kuvio 3.5.1 Havainnekuva tietohallinnon organisoinnista.

 

Tietohallinnon osaamisen kehittämisen pitää perustua niiden kyvykkyyksien kehittämiseen ja vahvistamiseen, joita tarvitaan IT-strategian täytäntöönpanoon. Kun muutos kiihtyy, on roolien ja osaamisen virtualisointi eräs menestystekijöistä. Osaamisen virtualisoinnilla tarkoitetaan vakioitujen toimintamallien ja käytäntöjen avulla tapahtuvaa roolitusta, jossa roolien täyttäminen voidaan tehdä juuri kyseisen hetken resurssitilanteen mukaan joustavasti ja skaalautuvasti siten, että koulutus ja perehdytys onnistuvat nopeasti. Tämän lisäksi voidaan käyttää myös ulkoisia resursseja, joilla paikataan organisaation resurssivajetta tai korjataan jokin osaamispuute.

 

Avainroolit

Jokainen Tietohallintomallin osa-alue määrittelee ne roolit, joita tarvitaan tavoitteisiin pääsemiseksi kullakin johtamisalueella.

sg_roles_fi

Kuvio 3.5.2 Pääroolit Tietohallintomallin käyttöönotossa

 

 

Kuviossa 3.5.2 on kuvattu IT-toimintamallin roolit. Vaikka roolit on kuvassa sijoitettu tietylle johtamisalueelle, on vastuualue käytännössä suurempi. Näin varmistetaan, että tietohallinnon strategia otetaan käyttöön menestyksekkäästi samalla, kun toiminta on hallittua, joustavaa ja tehokasta. Muut roolit, kuten projektin omistaja ja liiketoimintaprosessin omistaja, ovat liiketoiminnan rooleja, joiden valvontavastuu ulottuu kaikkiin johtamisalueisiin.

sg_key_roles_fi

Kuvio 3.5.3 Toiminnallisten alueiden avainroolit.

Roolit

KYSYNTÄ

Liiketoimintayhteistyön IT-johtaja Vastaa siitä, että liiketoiminta ja tietohallinto toimivat yhteistyössä strategisella ja taktisella tasolla sekä valvoo operatiivista toimintaa.
Liiketoimintaprosessin omistaja Vastaa siitä, että kunkin vastuualueen liiketoimintaa, prosesseja ja operatiivista toimintaa jatkuvasti arvioidaan ja parannetaan.
Liiketoiminta-analyytikko Yhdistää tietohallinnon ja liiketoiminnan sidosryhmät kääntämällä liiketoimintaprosessin tarpeet teknisiksi vaatimuksiksi. Rooliin kuuluu muutosjohtamisen lisäksi erilaisten liiketoimintaprosessien ja vaatimusten ymmärtäminen. Liiketoiminta-analyytikko varmistaa erilaisten työpajojen avulla, että liiketoiminnan vaatimukset ovat oikein määritellyt. Tämän lisäksi hän on vastuussa siitä, että eri palveluiden ja prosessien vaatimukset liiketoiminnalta kerätään, dokumentoidaan ja käännetään teknisiksi vaatimuksiksi käyttöönottoa varten.

 

KEHITTÄMINEN

Projektin omistaja Projektin omistaja on vastuussa liiketoiminnalle projektin etenemisestä ja laadusta, ja hän on useimmiten projektin ohjausryhmän puheenjohtaja. Projektin omistaja on myös vastuussa projektin tuotosten hyväksymisestä ja tunnettavuudesta. Tämän lisäksi projektin omistaja on päävastuussa siitä, että liiketoiminnan hyödyt toteutuvat ja että niitä seurataan.
Kehitys- tai projektitoimisto Kehitystoimisto edistää työtapoja, joiden tavoitteena on parantaa valvontaa, näkyvyyttä ja yhdenmukaisuutta koko yrityksen laajuudella. Kehitystoimisto pystyy myös luokittelemaan ja priorisoimaan kehityshankkeita, jotka kehityssalkun ohjausryhmä joko hyväksyy tai hylkää. Projektitoimisto hoitaa samoja tehtäviä kuin kehitystoimisto, mutta vain projektien osalta.
Projektipäällikkö Projektipäällikkö on vastuussa projektin päivittäisestä johtamisesta. Samalla hän varmistaa, että projekti tuottaa sovitut tuotokset hyväksytyllä laatutasolla. Tämän lisäksi projektipäälliköllä on vastuu siitä, että projekti toteutuu annetun aikataulun ja budjetin puitteissa. Projektipäällikkö myös huolehtii projektiin liittyvistä muutoksista ja eskaloinneista ohjausryhmälle.
Liiketoiminnan projektivastaava Liiketoiminnan projektivastaavalla on valtuudet ja kyky olla projektin kasvot liiketoiminnan suuntaan. Liiketoiminnan projektivastaavan päävastuu on antaa konsultointiapua projektisuunnitelman laatimiseen ja varmistaa, että suunniteltu ja kehitetty ratkaisu vastaa liiketoiminnan alun perin määrittelemiä tarpeita.

PALVELUT

Palvelun omistaja Palvelun omistaja vastaa kokonaisesta palvelualueesta ja on vastuussa liiketoimintaprosessista alusta loppuun. Palvelun omistaja ymmärtää liiketoiminnan tarpeet ja on vastuussa palvelun kehittämistä ja ylläpidosta. Palvelun omistaja määrittää operatiivisen palvelutuotannon palvelutason ja varmistaa toiminnan suorituskyvyn.
Palvelupäällikkö Palvelupäällikkö on vastuussa palveluiden kehittämisestä ja hänellä on avainrooli projekteissa sekä tuotteiden julkaisussa. Palvelupäällikön päätavoite on tuottaa parempia palveluita matalammalla kustannustasolla.
Palvelunhallintatoimisto Palvelunhallintatoimisto on vastuussa palvelutuotannon laadusta. Palvelunhallintatoimisto huolehtii kaikkien palveluiden palveluintegraatiosta kaikille yhdessä palvelupisteen (Service Desk) kanssa. Palvelupiste huolehtii käyttäjien tarpeista. Palvelunhallintatoimisto puolestaan huolehtii toimittajista ja prosesseista.

HALLINTO

Tietohallintojohtaja Tietohallintojohtaja on vastuussa tietohallinnosta ja vastaa siitä, että tietohallinto tuottaa arvoa liiketoiminnalle. Koska digitalisaatio ja ketterät kehitystavat painottuvat tietohallinnon tekemisessä entistä enemmän, on tärkeää, että tietohallintojohtaja luo liiketoimintapohjaista innovointia ja jatkuvaa kehittämistä edistävän kulttuurin. Tietohallintojohtaja huolehtii, että tietohallintoa johdetaan yrityksen strategian ja hyvän hallintotavan mukaisesti.
Kehityspäällikkö Kehityspäällikkö on vastuussa IT-toimintamallin kehittämisestä ja siihen liittyvistä parhaista käytännöistä ja osaamisesta.
Tietoturvapäällikkö Tietoturvapäällikkö huolehtii siitä, että ratkaisut ja informaatio ovat ainoastaan asianmukaisten käyttäjien ja käyttäjäryhmien saatavilla. Tietoturvapäällikkö määrittelee tietoturvan työtavat ja toimintaohjeet sekä huolehtii, että ohjeita noudatetaan.
Laatupäällikkö Laatupäällikkö vastaa IT-ratkaisujen laadusta. Digitalisoituneessa maailmassa loppukäyttäjän kokemus on eräs ratkaisun laadun tärkeimmistä mittareista ja tästä syystä jokaisen liiketoiminalle tehdyn ratkaisun täytyy olla helppokäyttöinen, tuottaa tarvittava tieto ja toimia oikein.
Kokonaisarkkitehti Kokonaisarkkitehti määrittelee teknologian, sovellukset ja informaation (jotka yhdessä muodostavat ratkaisun), jotka tarvitaan liiketoiminnan tarvitseman arkkitehtuurin ja prosessien käyttöönottoon. Kokonaisarkkitehti määrittää liiketoiminnan kanssa nykyisen ja tavoitearkkitehtuurin sekä kehittää liiketoiminnan mahdollisuuksia yrityksen strategian mukaan.
IT-kontrolleri IT-kontrolleri on vastuussa tietohallinnon budjetista, taloussuunnittelusta ja valvonnasta yhdessä yrityksen taloushallinnon ja tietohallinnon kanssa. IT-kontrolleri huolehtii myös sisäisestä laskutuksesta ja hinnoittelusta sekä siitä, että tietohallinnon kulut on kohdistettu oikein.

HANKINTA

Toimittajayhteistyöpäällikkö Toimittajayhteistyöpäällikkö koordinoi yrityksen toimittajia (tai osaa niistä) strategisesti ja taktisesti usealla palvelualueilla. Toimittajayhteistyöpäällikkö huolehtii siitä, että neuvotellut ehdot ja vaatimukset sekä suunnitellut säästöt realisoituvat hankinnan kautta.
Lakimies Lakimies huolehtii yhdessä hankintajohtajan kanssa siitä, että sopimukset ja hankinnan periaatteet suojelevat yrityksen etua lain näkökannalta. Lakimies osallistuu tarvittaessa myös neuvotteluihin.
Hankintajohtaja Hankintajohtaja on vastuussa yrityksen toimittajasalkusta, hankintastrategiasta ja ostamisen hallinnasta.  Hankintajohtaja varmistaa, että sopimukset ja hankinnan periaatteet suojelevat yrityksen etua lain ja talouden näkökulmasta. Hankintajohtaja valvoo ja ennakoi markkinatrendejä, jotta yritys saisi aina parhaiten tilanteeseen sopivan ja kustannustehokkaan palvelun ja/tai tuotteen.
Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.