2.10

Julkinen hallinto

Julkisen hallinnon tietohallinnon erityispiirteitä

Suomen julkisen hallinnon toiminta perustuu lainsäädäntöön, joka vaikuttaa myös suoraan julkisen hallinnon tietohallinnon tehtäviin, toimivaltaan ja toimintaperiaatteisiin. Julkisen vallan käyttö perustuu lainsäädäntöön ja julkisessa toiminnassa viranomaisten on noudatettava lakia (Suomen perustuslaki 11.6.1999/731). Julkinen hallinto toteuttaa ja edistää kaikessa toiminnassaan hyvää hallintoa ja oikeusturvaa hallintoasioissa sekä hallinnon palvelujen laatua ja tuloksellisuutta (Hallintolaki 6.6.2003/434).

Julkisen hallinnon tietohallintoa velvoittava lainsäädäntö muodostuu 1) viranomaisia ja toimintaa säätelevästä lainsäädännöstä sekä 2) yleisistä hyvää hallintoa, tietohallintoa, tiedonhallintaa ja tiedon käsittelyä sekä tietoturvaa ja poikkeusoloihin varautumista ohjaavista säädöksistä. Kukin tätä soveltamisohjetta hyödyntävä julkisen hallinnon viranomainen tai julkista palvelutehtävää toteuttava organisaatio voi täydentää ja tarkentaa ohjetta omaan toimintaan vaikuttavan lainsäädännön vaatimuksilla.

Lainsäädännössä tietohallinnolla tarkoitetaan tukitoimintoa, jonka tehtävänä on tuottaa tietojenkäsittely- ja tiedonhallintavälineitä ja -palveluja organisaation toiminnan ja palveluiden käyttöön. Julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta annetun lain (634/2011) 3 §:n 1 kohdan mukaan tietohallinnolla tarkoitetaan tukitoimintoa, jolla turvataan julkisten hallintotehtävien hoitaminen tieto- ja viestintäteknisiä menetelmiä ja keinoja hyväksikäyttäen.

Lainsäädännön lisäksi julkisen hallinnon tietohallintoa ja tiedonhallintaa ohjaavat yhteiset suositukset, kriteeristöt sekä hyvät käytännöt, jotka yleisesti perustuvat samoihin kansainvälisiin vakiintuneisiin tietohallinnon ja palvelutoiminnan johtamis- ja laadunhallintamalleihin kuin Tietohallintomallikin.

ED_maaraykset_ja_ohjeet

Kuvio 2.10.1 Kansalliset säädökset ja ohjeet sekä parhaat kansainväliset käytännöt ovat Tietohallintomallissa huomioituna

Organisaation sisäisen liiketoimintayhteistyön lisäksi menestyksellinen tietohallinto tunnistaa ulkoiset sidosryhmät. Sidosryhmäyhteistyö on tyypillisesti yksittäisiä yrityksiä laajempaa julkishallinnon tietohallinnossa. Alueellinen ja valtakunnallinen yhteistyö on aktiivista. Käytännön yhteistyökohteina hyödyllisimpiä ovat kilpailutukset ja tietojärjestelmien hankinta, koulutuksen järjestäminen, tietohallintostrategia, kokonaisarkkitehtuurityö, tietoliikenne, tietoturva, sähköisen asioinnin viitearkkitehtuurit ja kansallisiin palveluihin liittyminen. Oman sidosryhmäsuuntansa muodostaa valtionhallinto yleis- ja sektoriministeriöineen ja niiden alaisine virastoineen ja laitoksineen. Nämä pyrkivät kehittämään hallinnonalaansa sekä ohjaamaan ja uudistamaan hallinnonaloillansa toimivien yksiköiden toimintaa.

Hyvän ennakointikyvyn omaava tietohallinto on aktiivinen sidosryhmäyhteistyössä ja pystyy ennakoimaan vaikutukset omassa toiminnassaan.

ED_How_IT_is_seen_by_different_stakeholders_JH_FI

Kuvio 2.10.2 Tavanomaiset sidosryhmät julkisen hallinnon tietohallinnossa.

Julkisessa hallinnossa tehdään yhteistyötä yli organisaatiorajojen monessa muodossa ja tasolla. Kevyimmillään kategoriassa 1 yhteistyö käynnistyy nopeasti ja joustavasti, mutta vaikuttavuus on rajallista. Kategorioittain yhteistyö syvenee ja vaatii laajempia päätöksentekovaltuuksia samalla kun vaikuttavuus kasvaa. Yhteistyössä suurimmat hyödyt saavutetaan hyvin integroituneessa ja yhteen toimivassa systeemissä. Yhteistyömuodot yritysten ja kansalaisten kanssa ovat kehittymässä tietotekniikan verkostoitumisen myötä. Julkisen hallinnon ICT-strategia asettaa tavoitteeksi asiakas- ja käyttäjälähtöisen tietotekniikan kehittämisen koko julkista hallintoa hyödyttäen. Tämä edellyttää nykyistä kiinteämpää ja monipuolisempaa yhteistyötä kohderyhmien kanssa.

 

 

Yhteistyökategoriat Kuvaus Esimerkkejä
1. Tietojen vaihto ja osaamisen kehittäminen ryhmissä Jaetaan kokemuksia ja osaamista.
Sitoutuminen asioihin vaihtelee ja suoria konkreettisia tuloksia syntyy tapauskohtaisesti.
Vapaamuotoiset ICT-osaamisverkostot
AKUSTI
2. Yhteiset hankinnat ja projektit Sopimuksellisesti liittoudutaan yksittäisten hankintojen tai tehtävien läpiviemiseksi.
Hyötyjen realisointi vaihtelee suuresti.
Tapauskohtaiset hankinnat ja projektit esimerkiksi:
– APOTTI
– Palvelusetelit
3. Yhteistoiminta-sopimukset Sopimuksellisesti liittoudutaan joidenkin tehtävä-/vastuualueiden hoitamiseksi.
Vastuut ovat selkeät, sovittu johtamis­järjestelmä ja pidempi­aikainen sitoutuminen, ennustettavia hyötyjä.
Isäntäkuntasopimukset Kuntien yhteiset virat
Kuusikkokuntien tietohallintoyhteistyö
Kunnalliset hankintarenkaat
4. Yhteiset organisaatiot Haluttuja vastuualueita varten osapuolet muodostavat yhteisiä organisaatioita, jotka voivat olla organisoitu esim. liikelaitos-, kuntayhtymä- tai osakeyhtiömuotoon.
Tarve vahvalle omistajaohjukselle.
Yhteishankintaorganisaatiot (KL-Kuntahankinnat)
Tietotekniikan alueelliset palveluyhtiöt (LapIt)
Valtakunnalliset palveluyhtiöt (Kuntien Tiera)
5. Lait ja asetukset, budjettiohjaus, yhteinen arkkitehtuuri Säädetään julkisen hallinnon roolijakoa ja yhteistoimintaa sekä ohjeistetaan näissä käytettävistä tiedoista ja tietojärjestelmistä.
Hitaita muutoksia ja mahdollisesti isoja hyötyjä
Hansel, Valtori ja Tietohallintolaki sekä esimerkiksi Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä antaa määräyksiä valtakunnallisesti toimijoiden rooleista ja järjestelmien toiminnallisuudesta.

Taulukko 2.10.3 Tavanomaiset sidosryhmät julkisen hallinnon tietohallinnossa.

Ohjaus, tavoitteet ja viestintä

Julkisen hallinnon toimielinten ja organisaatioiden hallintomalleissa johtaminen ja toimivalta perustuvat yleensä lainsäädäntöön ja organisaatioiden oman toimivaltansa nojalla vahvistamiin tarkentaviin sääntöihin. Johtamisen organisointi on usein perustaltaan hierarkkista.

Valtionhallinto on organisoitu ylimmällä tasolla valtioneuvostoksi ja valtioneuvostolle omaan toimialaansa kuuluvien tehtävien valmistelusta vastaaviksi ministeriöiksi. Valtion keskushallintoon kuuluu edellä mainittujen lisäksi myös virastoja, laitoksia ja muita toimielimiä sekä alueellisia ja paikallisia viranomaisia (Suomen perustuslaki 11.6.1999/731).

Kunnallisen itsehallintoon sisältyvät ylimmät päätöksentekorakenteet ja toimivalta on määritetty kuntalaissa (365/1995), jonka mukaisesti kunnan päätösvaltaa käyttää kunnan valtuusto. Kunta päättää hallintonsa järjestämisestä ja hallinnon järjestämiseksi valtuusto hyväksyy tarpeelliset johtosäännöt, joissa määrätään kunnan eri viranomaisista sekä niiden toiminnasta, toimivallan jaosta ja tehtävistä. Kunnan hallintomenettely on kuvattu kunnan hallintosäännössä. Kunnan toimielimiä ovat valtuuston lisäksi kunnanhallitus (vastaa kunnan hallinnosta ja taloudenhoidosta sekä valtuuston päätösten valmistelusta, täytäntöönpanosta ja laillisuuden valvonnasta), lautakunnat ja johtokunnat, niiden jaostot sekä toimikunnat.  Kunnan hallintoon kuuluvat myös tytäryhteisöt, joissa kunnalla on kirjanpitolain (1336/1997) tarkoitettu määräysvalta. Kunta tytäryhteisöineen muodostaa kuntakonsernin.

Kunnalliseen päätöksentekoon tietohallinnon näkökulmasta vaikuttavat kuntalain lisäksi erityisesti hallintolain ja julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) sekä tietohallintolain (634/2011) ja valmiuslain (1552/2011) säännökset.

Ohessa on kaksi esimerkkiä julkisen hallinnon organisaatioiden hallintomalleista: 1) kuntaorganisaatio ja 2) valtionhallinnon organisaatio. Jokaisen organisaatioyksikön on kuviottava oma hallintomallinsa käytössä olevien nimikkeiden ja rakenteiden mukaisesti.

ED_IT_Governance_Model_2_v2_FI

Kuvio 2.10.4 Kuntaorganisaation hallintomalliesimerkki

ED_IT_Governance_Model_1_v2_FI

Kuvio 2.10.5 Valtionhallinnon hallintomalliesimerkki

Tietohallinnon organisointi voidaan tehdä keskitetysti, hajautetusti tai osittain keskitetysti. Keskitetyssä mallissa kaikki resurssit raportoivat tietohallintojohtajalle, mikä tekee mahdolliseksi nopean päätöksenteon ja nopean reagoinnin uusiin tarpeisiin. Hajautetussa organisointimallissa tietohallinnon resurssit ovat toimialoilla ja ne vastaavat oman tietohallintonsa päätöksenteosta. Hajautettu malli voi edellyttää myös palvelujen hankintojen ja hankintaosaamisen järjestämistä hajautetusti. Osittain keskitetyssä mallissa osa resursseista ja päätöksenteosta on keskitetty yhteiseen tietohallintoon, ja valitut osat on sijoitettu toimialoille. Keskitetty tietohallinto mahdollistaa helpommin tehokkaan konsernimaisen ohjauksen ja resurssien ohjaamisen koko organisaation tasolla. Organisointitarpeisiin vaikuttaa myös tietohallinnon palvelutuotannon ulkoistuksen määrä ja toimittajamäärä. Organisaation toiminnan ja palvelujen digitalisointiaste vaikuttaa niin, että pitkälle digitalisoitunut organisaatio voi havaita tarkoituksenmukaiseksi yhdistää ydintoimintojen ja tietohallinnon projekti- ja palvelusalkkujen hallintaa. Organisaation on tietohallintostrategiassa päätettävä hallinto- ja organisointimallista.

Organisoinnin keskittämisasteen ja/tai keskitettävien toimintojen päätöksentekokriteereinä voidaan tarkastella seuraavia asioita:

  • Päätöksenteko resursseista
  • Päätöksenteko kehittämisestä
  • Arkkitehtuurin hallinta
  • Hankintojen järjestäminen
  • Kehittämishankkeiden hallinta
  • Jatkuvan palveluntuotannon järjestäminen
  • Tietohallinnon tehokkuuden kehittäminen

Hallintomallissa kuvataan päätöksenteon ja organisoitumisen lisäksi toimintaperiaatteet, keskeiset suunnittelu-, raportointi- ja valvontaprosessit ja vastuut. Prosessien ja vastuiden kuvaamiseen voidaan käyttää RACI-matriisia.

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.