2.6

Projektisalkun hallinta

Jokainen yritys joutuu keräämään ja priorisoimaan kehitystoimenpiteitä. Projektisalkun hallinta päättää kehitystoimenpiteen toteuttamisesta projektina. Salkun tarkoituksena on säilyttää ”iso kuva”, jotta vältetään osa-optimoinnit, kaksinkertaiset tai päällekkäiset kehitystoimenpiteet tai resurssikonfliktit.

Projektisalkun hallinnan 4 kulmakiveä ovat

  1. Yhteinen luokittelu tukee projektisalkun priorisointia ja riskien tasapainotusta. Luokittelu helpottaa resurssien ohjaamista strategisesti tärkeisiin kehitystoimenpiteisiin.
  2. Yhteinen vaiheistusmalli luo edellytykset projektien yhdenmukaiseen ohjaamiseen ja koko projektisalkun sisällön jäsentämiseen.
  3. Yhteinen tilannekatsauskäytäntö mahdollistaa kaikkien projektien säännöllisen ja yhdenmukaisen seurannan projekti-, hanke- ja projektisalkkutasolla.
  4. Yhteinen evaluointikäytäntö luo riippumattoman tavan arvioida projekteja.

 

Tyypillisesti projektisalkkua hallinnoi projekti- tai kehitystoimisto (PMO/DMO), joka vastaa projektisalkun ajantasaisuudesta, projektien riippuvuuksien hallinnasta ja uusien projektiehdotusten arvioinnista. Uudet projektialoitteet pitäisi arvioida ja luokitella yhteistä kriteeristöä ja priorisointia käyttäen. Projekti- tai kehitystoimisto tukee projekti- tai kehityssalkun ohjausryhmää, kun päätetään projektien käynnistämisestä, keskeyttämisestä tai siirtämisestä sekä projektisalkun painopisteistä.

Projektisalkun sisällön tarkoituksenmukaisuuden arviointi ja siihen liittyvien päätösten tekeminen on säännöllinen ja olennainen osa salkun johtamista ja liiketoimintayhteistyötä. Jokaisella projektisalkussa olevalla projektilla on oltava pätevä liiketoiminnallinen oikeutus ja kaikki projektin riippuvuussuhteet pitää tunnistaa. Salkussa olevilla projekteilla on usein eri projektipäälliköt, joten on erittäin tärkeää tunnistaa kaikki projektin riippuvuussuhteet ja kommunikoida muutoksista selkeästi ja riittävän laajasti.

 

ED_Change_Impact_FI

Kuvio 2.6.1 Muutosten vaikutus prosesseihin ja järjestelmiin.

 

  1. Nykytilan jatkokehittäminen. Jos varsinaista prosessi- tai tietojärjestelmäkehitystä ei tehdä, nykytila säilyy. Pieniä parannuksia voidaan tehdä sekä toimintaan että tietojärjestelmiin.
  2. Teknologinen korvaushanke. Esim. teknisin perustein tehtävä sovelluksen version vaihto tai laitteistopuolen järjestelmäinvestointi, johon ei liity merkittäviä toimintamallimuutoksia.
  3. Prosessin kehityshanke. Liiketoimintaprosesseja voidaan kehittää itsenäisesti ilman tietojärjestelmämuutoksia. Useimmissa tapauksissa kuitenkin prosessimuutokset vaativat muutoksia myös järjestelmään. Kehitysprojektit, jotka koostuvat sekä prosessi- että järjestelmämuutoksista, kuuluvat seuraavaan kategoriaan (4).
  4. Liiketoiminnan kehityshanke. Organisaatioiden ydinprosessien kehittäminen IT-järjestelmien avulla ovat liiketoiminnan kehityshankkeita. Esimerkiksi toiminnanohjaus- (ERP) ja asiakkuudenhallintahankkeet (CRM) kuuluvat tähän kategoriaan

 

Projektisalkun hallinta voidaan järjestää myös yritystason toimintona. Tällöin tietohallinto noudattaa salkunhallintaa koko yrityksen yleisten periaatteiden mukaisesti.

Ota yhteyttä Tietohallintomalli PDF

Haluatko tietää lisää Tietohallintomallista ja sen soveltamisesta käytännössä? Ota yhteyttä.